menu

Webwinkel inschrijven bij de KvK

Als je een webwinkel begint is de stap naar de Kamer van Koophandel al snel verplicht. Lastig, want dat betekent ook dat je al snel enkele essentiële keuzes moet maken zoals de naam van je onderneming, de rechtsvorm, het adres en of je gaat importeren. Toch ontkom je er niet aan en gelukkig is vrijwel alles in de toekomst nog aanpasbaar.

Je webwinkel inschrijven bij de KvK

Veel ondernemers stellen de inschrijving bij de KvK het liefst even uit. Dat is geen probleem als je alleen handelt op marktplaatsen of veilingsites, maar met een eigen webshop krijgt de klant al snel het gevoel met een bedrijf te maken te hebben. Daarmee doe je mee aan het economisch verkeer wat betekent dat inschrijven bij de KvK een wettelijke verplichting wordt. Ook voor het verkrijgen van iDeal in de checkout, is een KvK-inschrijving noodzakelijk. Je kunt er dus niet omheen.

Combinatie met de Belastingdienst

Zodra je je meldt bij de KvK komen ze gelijk met enkele moeilijke vragen. Zeker als de inschrijving voor de Belastingdienst erbij combineert. Die laatste wil namelijk gelijk een indicatie van hoeveel klanten jij verwacht en welke omzet je denkt te gaan maken. Wees gerust, dit is vooral bedoeld ter indicatie en je kunt deze bewust vrij laag inschatten om eventuele vooruitbetalingen te voorkomen. Als je echt twijfelt is het zelfs geen probleem als je hierbij gewoon nul opgeeft. Het oprichten van een online winkel vergt nou eenmaal wat tijd, waarin je wel kosten maar nog weinig tot geen geen omzet maakt.

Ook vanuit de KvK zijn er bij de inschrijving wat van dit soort lastige vragen. Zo willen ze weten of je op straat gaat verkopen, of je verwacht te importeren en exporteren en hoeveel mensen er gaan werken. Sommige van deze vragen zijn alleen voor landelijke statistieken bedoeld en hebben geen enkele invloed op jouw bedrijf. Je kunt hier dus best bescheiden zijn. Het is geen probleem als je opgeeft dat je niets doet van dit alles, terwijl je de maand na inschrijving opeens wel online gaat verkopen. Niets zo veranderlijk als een ambitieuze ondernemer.

Keuze bedrijfsnaam

Voor jou zijn de belangrijkste vragen in eerste instantie de naam en ondernemingsvorm van je bedrijf. Beide kun je later aanpassen maar dit kan best omslachtig zijn. Daarnaast hebben deze direct invloed op je bedrijfsvoering. Elke klant, leverancier of andere relatie ziet deze op je facturen of kan deze opzoeken in publieke databases zoals het handelsregister.

Veel webwinkeliers kiezen ervoor om de naam van de webwinkel niet hetzelfde te laten zijn als de naam van het bedrijf. Dat kan handig zijn als je bijvoorbeeld van plan bent meerdere webwinkels te openen. Je bedrijfsnaam is dan bijvoorbeeld Patries Cosmetica, terwijl je webshops lipstickvoordeel.nl of oogschaduwspecialist.nl heten. Als je zeker weet dat je het bij één webwinkel houdt, en verwacht dat je nooit gaat switchen van productaanbod, heeft het ook voordelen om juist beiden wel overeen te laten komen. Zo geeft een bedrijfsnaam wat handelsnaamrechten. Ook kan het helpen bij naamsbekendheid. Op officiële documenten, zoals een keurmerk-certificaat, of bij de betaalomschrijving, worden soms niet je domeinnaam of winkelnaam, maar je bedrijfsnaam genoemd. Dan is het handig als deze hetzelfde zijn!

Keuze rechtsvorm

Welke ondernemingsvorm ga je hanteren? Er zijn verschillende keuzes maar als je er even bij stilstaat blijven er meestal maximaal twee over. Het is afhankelijk van het verwachte resultaat en aantal eigenaren. Als jij de enige eigenaar bent en winst verwacht dan is het handig om een eenmanszaak of bv te beginnen. Als er meerdere eigenaren zijn dan is de VOF een alternatief voor de eenmanszaak, je kunt die vrijwel op alle punten vergelijken met de eenmanszaak met het verschil dat er niet één maar twee of meer eigenaren zijn.

De keuze tussen eenmanszaak en BV is een meer persoonlijke keuze. De eenmanszaak heeft wat belastingvoordelen waardoor die met name bij lagere resultaten wat minder bij de inkomstenbelasting hoeven af te dragen. Gechargeerd gezegd De BV heeft wel een lager belastingpercentage over de winst. Het duurt even voordat dit de belastingvoordelen van de eenmanszaak kan compenseren, maar als je winst 150.000 of meer is, dan kan de BV dus ook fiscaal aantrekkelijker worden dan de eenmanszaak of VOF.

Het omslagpunt kan door verschillende factoren worden beïnvloed, maar blijft in vrijwel alle gevallen wel erg hoog. Toch kiezen veel webwinkels ervoor om snel over te stappen op de BV omdat dit een rechtspersoon is. Gaat deze failliet dan is de BV persoonlijk failliet, tenzij schuldeigenaren kunnen aantonen dat het bestuur – jij dus – opzettelijk fouten heeft gemaakt. De eenmanszaak en VOF worden niet gezien als zelfstandige organen. Gaan deze failliet, dan is de ondernemer per definitie aansprakelijk, ongeacht of hij schuldig is aan het faillissement of niet.

Adres van het bedrijf

Dan is er nog de vraag waar je het bedrijf gaat vestigen. Wees niet bang, je kunt tijdens het inschrijven bij de KvK gewoon je huisadres opgeven als je nog geen kantoor hebt. In sommige gevallen mag je een webwinkel niet vanuit een woonwijk runnen, maar dan gaat het echt om de werkzaamheden zelf. Zo kan het erg storend voor de buren zijn als jij de spullen in je garage hebt staan en klanten deze komen afhalen, of als er regelmatig vervoerders goederen komen afleveren of juist pakketjes komen halen. Dat soort activiteiten mag  niet in elke woonwijk, maar geen enkele gemeente zal jou tegenhouden als je de eerste online werkzaamheden vanuit huis verwerkt.

Houd er dan wel rekening mee dat je privéadres in enkele openbare databases terecht komt en dat je een bedrijfsadres op alle communicatie en dus ook op je webshop moet plaatsen. Dat kan ideeën brengen bij de verkeerde mensen. Ongevraagd nachtelijk bezoek waarschijnlijk liever in een goed beveiligd magazijn ver weg, dan in je eigen woonhuis waar je partner en kinderen liggen te slapen. Nu zal dat wel loslopen met een webwinkel die breinaalden verkoopt, maar als jij van plan ben de nieuwste snufjes qua elektronica aan te gaan bieden is een veilige externe opslagplaats en bedrijfslocatie geen onnodige luxe.