menu

Boekhouding webshop

Veel ondernemers in andere beroepen vinden het de grootste ergernis, maar de boekhouding van een webshop valt relatief gezien mee. Zo voert de webwinkel zelf al enkele taken uit als je deze goed hebt ingericht. Toch mag je de administratie van de webwinkel niet onderschatten.

Inhoud:

Boekhouding van een webshop

boekhouding webshopIn de ecommerce is de boekhouding vaak al deels geautomatiseerd. Denk aan het versturen van de rekening/factuur. Als klanten vooral vooruitbetalen – wat bij iDeal het geval is – dan is je debiteurenbeheer ook beperkt.

Maar de administratie van een webwinkel mag misschien wel deels geautomatiseerd zijn, de boekhouding is wel vaak vrij groot. Freelancers sturen soms maar één factuur per week en ook de kosten vallen daar soms mee. Webwinkels hebben meestal te maken met tientallen rekeningen per dag.

De boekhouding van een webshop bevat meestal veel transacties.

Niet alleen omdat er veel wordt verkocht en er voor elke bestelling een rekening wordt opgesteld, ook omdat er meestal per bestelling ook aardig wat verschillende kosten worden gemaakt. Denk aan de betaling, de verpakking, het vervoer en de marketing. En dan loop je ook nog eens het risico dat het artikel weer retour komt met alle administratieve rompslomp die daarbij komt kijken.

De boekhouding voor je webshop regel je het makkelijkste met goede software. Lees ook waar een boekhoudprogramma aan moet voldoen.

Betalingen afletteren

Betalingen hebben bij webwinkels wat unieke eigenschappen. Zo willen de bedragen op de rekening wel eens afwijken van wat er op de factuur staat. Dit kan komen door inhoudingen van je psp, koersverschillen, of soms betaalt de betaalprovider periodiek – bijvoorbeeld eens per dag – en krijg je in één keer een bedrag voor meerdere betalingen samen. Dat kan er voor zorgen dat de administratie niet meer herkent welke betaling bij welke rekening hoort. In veel gevallen is dit op te vangen door te gaan ‘afletteren‘.

Kloppen de bijschrijvingen niet met je bestellingen? Dan moet je afletteren.

Buitenlandse betalingen

Webwinkels zijn wereldwijd bereikbaar en alhoewel jouw Nederlandse webshop echt niet zomaar in Aziatische of Afrikaanse zoekmachines verschijnt, is de kans wel groot dat jij ook pakketjes naar Duitse of in ieder geval naar Vlaamse consumenten verstuurt. Hierbij gelden er voor de belasting andere regels. Daarnaast doe jij misschien zaken met Google, Facebook, Apple of Twitter waardoor je buitenlandse facturen in je administratie hebt. Dat hoeft niet uit te maken, maar het is prettig als er in de boekhouding rekening mee wordt gehouden.

Vind je het lastig om de boekhouding goed te regelen? Een boekhouder kan je helpen. Online kun je vrijblijvend offertes opvragen uit je eigen regio.

Automatiseren, omdat het kan!

Zelfs webwinkeliers die niet zoveel verkopen, geen zaken doen met het buitenland en geen problemen hebben met hoe geld op de rekening binnen komt, kiezen meestal voor een online boekhoudprogramma. Waarom? Omdat het kan! Een webwinkel leent zich er ideaal voor om te koppelen met je zakelijke bankrekening en een boekhoudprogramma, zodat een btw-aangifte met een druk op de knop wordt geregeld. Het kan je enorm veel tijd besparen en het voordeel van online boekhouden met je webshop is dat je op deze manier ook makkelijker inzicht kunt geven aan een boekhouder of accountant.

Boekhoudsoftware

boekhoudsoftware webshopDe meeste webwinkeliers boekhouden online en koppelen dus het boekhoudprogramma aan de webwinkel zodat elke bestelling direct in de administratie wordt verwerkt. Bij kleinere webwinkels zijn administratiepakketten van Moneybird of e-Boekhouden populair. Beiden zijn relatief betaalbaar en bieden koppelingen naar de bekendere webwinkelplatformen. Ze hebben dus wat ervaring met administraties van webwinkels. Als je naast je webwinkel geen andere inkomsten hebt, is de btw-aangifte hiermee prima te doen.

Webwinkels die wat groter zijn kiezen voor oplossingen als Twinfield of Exact Online (Handel). Deze kosten wel wat meer, maar hebben ook wel wat meer mogelijkheden. Andere mogelijkheden die we ook regelmatig zien langskomen zijn Acumulus, Reeleezee en Snelstart, al hebben we met deze pakketten weinig ervaringen kunnen verzamelen. Maar dat zegt natuurlijk niets over de kwaliteit van het systeem. Kijk vooral naar functies die jij belangrijk vindt, want tegenwoordig heeft vrijwel elke boekhoudoplossing webwinkeliers wel als doelgroep ontdekt!