menu

Afletteren

Als webwinkelier heb je vaak te maken met meerdere rekeningen per dag, waardoor je al snel een vrij grote boekhouding krijgt. Naast het feit dat je per bestelling een factuur moet opmaken, heb je ook te maken met zaken als de betaling, de verpakking en de logistiek. En dan kan het ook nog zijn dat het artikel niet bevalt en wordt teruggestuurd door de klant, met alle administratieve rompslomp van dien. Om alles administratief op orde te hebben, is het belangrijk dat alle mutaties goed worden verwerkt. Oftewel: je moet afletteren.

AfletterenElk bedrag in je administratie moet je kunnen verantwoorden. Het lastige van betalingen van webwinkels is echter dat ze af en toe afwijken van wat er op de factuur staat. Dit kan meerdere oorzaken hebben, bijvoorbeeld omdat jouw payment service provider eens per dag betaalt waardoor je in één keer het verzamelbedrag ontvangt van meerdere bestellingen, of wanneer hij zijn commissie inhoudt op het totaalbedrag. Dit kan ook gebeuren bij marketingplatformen waar je commissie moet betalen over verkopen. Ook koersverschillen of klanten die per ongeluk te veel of te weinig geld overmaken kunnen ervoor zorgen dat de administratie niet herkent welke betaling bij welke rekening hoort, waardoor je moet afletteren.

Wat is afletteren precies?

Afletteren is een boekhoudkundig begrip en betekent eigenlijk niets meer dan het afvinken van mutaties die bij elkaar horen, zodat je het saldo op jouw rekening kunt verklaren. Stel je hebt een factuur verstuurd met een bedrag van honderd euro en de klant heeft dit bedrag betaald, dan hebben er dus twee mutaties plaatsgevonden. Deze twee mutaties kunnen tegen elkaar worden weggestreept. Vroeger werd bij mutaties die bij elkaar hoorden een letter gezet, vandaar de term afletteren.

Simpel gezegd koppel je bij het afletteren de betaling met een openstaande post. Dit kun je handmatig doen, maar de meeste boekhoudpakketten hebben een module waarmee je dit (grotendeels) automatisch kunt verwerken. Als je kiest voor geautomatiseerd afletteren, bespaart je dat heel wat werk. Maar omdat een aflettermodule niet kan garanderen dat de match honderd procent klopt, is het verstandig om de matches te zien als een voorstel, die je vervolgens nog even handmatig controleert.

Afletteren via een MT940-bestand

Biedt jouw boekhouding geen oplossing voor het automatisch afletteren? Dan kun je ook kijken of je betaalprovider de mogelijkheid geeft tot het downloaden van een MT940-bestand. Deze biedt alle bestellingen in één batch. Je kunt het MT940-bestand daarna meestal importeren in de boekhoudsoftware. Vervolgens kun je via het MT940-bestand bestellingen zien als individuele betalingen. Het MT940-bestand fungeert dan als een soort virtuele bankrekening. Het boekhoudprogramma zoekt vervolgens op basis van ordernummers de factuur bij de betaling. Dat maakt het afletteren een stuk eenvoudiger.

Biedt jouw PSP geen MT940-bestand en heeft je boekhoudsoftware geen speciale oplossingen voor het afletteren van bestellingen? Verplicht is het niet, maar als de aantallen oplopen kan het enorm lastig worden om balans- en betaalverschillen achteraf terug te vinden. Houd daar rekening mee als je wilt groeien met je webwinkel.