menu
lightspeed ecommerce

Boekhoudprogramma webshop

Wat is het beste boekhoudprogramma voor een webshop? Dat is lastig te zeggen, want smaken verschillen. Wel zijn er enkele functies die niet elk boekhoudprogramma heeft en die bij een webwinkel erg belangrijk zijn.

Inhoud:

Boekhoudprogramma voor een webshop

boekhoudprogramma webshopEen boekhoudprogramma kan helpen bij de boekhouding van je webshop. Kleine zzp’ers die slechts een handvol facturen per maand hebben willen nog weleens boekhouden in Excel. Maar bij een webshop is dat eigenlijk nooit een optie. Zodra je meerdere bestellingen per dag verwerkt wil je geldstromen automatiseren en een boekhoudprogramma kan hierbij helpen.

Van een boekhoudprogramma verwacht je dat deze belastingzaken regelt en dat je hiermee bijvoorbeeld gemakkelijk de omzetbelastingaangifte kunt indienen. Of dat deze inzicht geeft in je liquiditeit, omzet, winstmarge of andere bedrijfsratio’s. De meeste programma’s hebben dit goed op orde, maar voor een webwinkelier is deze basis niet genoeg.

Je kunt pas een boekhoudprogramma kiezen voor je webshop als je weet wat voor jouw boekhouding belangrijk is. Bepaal dus eerst welke taken jou tijd of geld kosten.

Boekhoudprogramma koppelen met je webshop en bank

De administratie van een webwinkel is al snel complex en uitgebreid. Het belangrijkste bij de keuze voor een boekhoudprogramma is dat deze een koppeling heeft met jouw webwinkelsoftware. Op deze manier kunnen bestellingen in je webshop automatisch in je boekhoudprogramma terechtkomen. Daarnaast wil je dat je boekhoudprogramma bankbestanden kan inzien. Beide zaken zijn bij veel boekhoudprogramma’s al wel geregeld, maar afhankelijk van wat voor webwinkelsoftware jij gebruikt kan het toch zijn dat bepaalde programma’s hierdoor afvallen.

Soms kun je handmatig exportbestanden van de bank invoeren. Ook kan het zijn dat je betalingen via je payment service provider kunt koppelen. Dit kan soms best een klusje zijn, want je krijgt hierbij in enkele gevallen ook te maken met verschillende kosten per betaalmethode. Ook kan het voorkomen dat betalingen via een verzamelbetaling worden overgemaakt.

De bedragen bij de bank komen soms niet overeen met wat de klant heeft afgerekend.

Hierdoor kunnen er verschillen ontstaan tussen de bedragen die jij ziet op de factuur en wat je op de bank krijgt bijgeschreven. Dit wordt ook wel afletteren genoemd. Sommige boekhoudprogramma’s hebben hier handige modules voor. Bij andere programma’s zul je dit zelf handmatig moeten uitzoeken.

Op zoek naar een boekhoudprogramma dat kan helpen bij de webshop? Op Ondernemen & Internet kun je gemakkelijk boekhoudprogramma’s vergelijken.

Kosten en omzet buiten de webshop om automatiseren

Verkoop je ook via andere kanalen? Kijk dan goed of je die ook kunt koppelen met je boekhoudprogramma. Daarbij kun je denken aan platforms als Bol.com of Amazon. Via deze grote platformen gaat het meestal wel goed, maar veel webwinkels hebben daarnaast een fysieke winkel, pop-upstore of verkopen zo nu en dan op events of via een balie.

Vaak zijn de bestellingen in je webshop niet je enige bron van omzet.

Ook wil je soms handmatig andere tarieven rekenen. Bijvoorbeeld als iemand een wat grotere offerte opvraagt. Kijk goed hoe bestellingen binnenkomen en of je al deze kanalen gemakkelijk in je boekhoudprogramma kunt invoeren.

Ook veel binnenkomende facturen kun je makkelijk automatiseren. Bijvoorbeeld als leveranciers-, payment provider- of advertentiekosten via een ubl-factuur worden verzonden. Dit gebeurt steeds vaker en grotere boekhoudprogramma’s kunnen deze automatisch importeren. Bij andere programma’s zul je altijd alle kosten handmatig moeten invoeren.

Vind je het lastig om alle belastingzaken goed te regelen? Een boekhouder kan je helpen. Online kun je vrijblijvend offertes opvragen uit je eigen regio.

Voorraad regelen via een boekhoudprogramma

Een ander belangrijk onderdeel van de boekhouding is het bijhouden van de voorraadadministratie. Als je sporadisch iets retour krijgt zou je dit in theorie via je webwinkelsoftware kunnen bijhouden, maar ideaal is dit niet. Fijner is het als je dit ook via je boekhoudprogramma kunt regelen.

Dat betekent wel dat deze ook de retouren goed verwerkt. Als je dit handmatig moet doen, kan dit veel extra administratie opleveren. Want je webwinkel stuurt waarschijnlijk wel direct nieuwe bestellingen door, maar als jij deze annuleert of als deze retour komen dan moet je deze vaak handmatig weer allemaal crediteren.

Grotere boekhoudprogramma’s, zoals Exact Online Handel, bieden hiervoor speciale koppelingen. Hiermee kun je de hele inkoop bijna automatiseren. Je geeft vooraf op wat je minimum is en hoeveel je er vervolgens wilt inkopen en zodra dit minimum wordt bereikt, maakt de boekhouding een inkooporder aan. Soms moet je deze nog handmatig insturen, maar dit is meestal niet meer dan één druk op de knop.

Een goede voorraadadministratie kan ook de waarde van de voorraad berekenen.

Het voordeel van een goede voorraadadministratie is dat je hiermee ook de waarde van je voorraad kunt berekenen. Software houdt vaak wel bij hoeveel artikelen er zijn en wat er dus op voorraad is, maar meestal niet de inkoopwaarde hiervan.

Een actuele voorraad, waarin retouren automatisch zijn verwerkt, en inzicht in de waarde van deze voorraad heeft een grote positieve invloed op de liquiditeit, inkopen en andere geldstromen.

Buitenlandse omzetbelasting bijhouden en aangeven

Webshop & belastingEen boekhoudprogramma moet natuurlijk de omzetbelasting en inkomstenbelasting kunnen regelen. Meestal is dat geen probleem. Maar verkoop je ook in het buitenland? Bijvoorbeeld in België via Bol.com of in Duitsland via Amazon? Als je daar boven bepaalde drempelbedragen uitkomt zul je daar ook btw-aangifte moeten doen en mogelijk btw-tarieven van die landen moeten hanteren. Lang niet elk boekhoudprogramma heeft deze functionaliteit, dus dit is zeker iets om vooraf even goed uit te zoeken.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over boekhoudprogramma’s zijn:

Waarom is een boekhoudprogramma nodig?

Een boekhoudprogramma is niet verplicht maar meestal wel noodzakelijk. Je webwinkelsoftware toont soms hoeveel omzet je maakt maar houdt meestal geen rekening met de kosten of retouren.

Als je een of enkele bestellingen per dag hebt zou je het in theorie via Excel kunnen bijhouden, maar meestal is het makkelijker om je webwinkel te koppelen aan een boekhoudprogramma.

Wat is het beste boekhoudprogramma voor een webshop?

Als je een webwinkel hebt dan wil je waarschijnlijk een boekhoudprogramma dat daarmee koppelt. Daarnaast wil je die koppelen aan je bankrekening, zodat je betalingen kunt importeren.

Maar vaak wil je nog wel meer zaken uit je boekhouding automatiseren. Denk aan het invoeren van je kosten of de omzet die je maakt buiten je webshop om. Ook het formaat van je webwinkel heeft veel invloed op de keuze voor het beste boekhoudprogramma.

Hoe kan ik het boekhoudprogramma koppelen?

Hoe je een boekhoudprogramma kunt koppelen aan jouw webwinkel is afhankelijk van de software. Soms is dat een druk op de knop, bij andere programma’s is het wat complexer. Daarnaast is het afhankelijk van of jij alleen de omzet wilt boeken of dat je ook zaken als de voorraadstatus via het boekhoudprogramma wilt laten lopen.