Boekhoudprogramma webshop
Wat zijn de beste boekhoudprogramma’s voor een webshop? Je kunt kijken naar welke software het beste koppelt met Shopify, WooCommerce of JouwWeb, maar kijk ook goed naar het programma zelf. Zo zijn er enkele functies die niet elk online boekhoudprogramma heeft en die bij een webwinkel erg handig zijn.
Inhoud:
- Boekhoudprogramma webshop
- Boekhoudprogramma koppelen
- Voorraad via een boekhoudprogramma
- Buitenlandse omzetbelasting
Boekhoudprogramma voor een webshop
Een boekhoudprogramma kan helpen bij de boekhouding van je webshop. Kleine zzp’ers die slechts een handvol facturen per maand hebben willen nog weleens boekhouden in Excel. Maar bij een webshop is dat eigenlijk nooit een optie.
Zodra je meerdere bestellingen per dag verwerkt wil je geldstromen automatiseren en het juiste boekhoudprogramma kan hierbij helpen.
Van een boekhoudpakket verwacht je dat deze belastingzaken regelt en dat je hiermee bijvoorbeeld gemakkelijk de omzetbelastingaangifte kunt indienen. Of dat deze inzicht geeft in je bedrijfsratio’s. De meeste programma’s hebben dit goed op orde, maar voor een webwinkelier is deze basis niet genoeg.
Enkele handige pakketten voor webshops zijn:
Met e-Boekhouden.nl kun je eenvoudig online boekhouden, factureren en uren registreren. De eerste 15 maanden van je onderneming is het programma volledig gratis. Het biedt ook ondersteuning per telefoon of e-mail en handige koppelingen.
Exact Online is een volledig boekhoudprogramma voor het mkb. Het neemt je administratieve werk uit handen en leert van jouw eerder gemaakte keuzes. Voor al het andere zijn er integraties met 220+ zakelijke softwareprogramma’s. Geen ander boekhoudplatform levert koppelmogelijkheden op dit niveau.
Het geautomatiseerde boekhoudprogramma van Moneybird heeft veel features die je helpen met je onderneming. Denk bijvoorbeeld aan het maken van offertes, bijhouden van abonnementen, aanbieden van producten of diensten, klantbeheer etc. Pakketten kosten tussen de 14 en 35 euro per maand.
Op zoek naar een boekhoudprogramma dat kan helpen bij de boekhouding van je webshop? Op Ondernemen & Internet kun je gemakkelijk populaire boekhoudprogramma’s vergelijken.
Koppelingen met je boekhoudprogramma
De administratie van een webshop is al snel groot en uitgebreid. Het belangrijkste bij het kiezen van software voor de boekhouding is dat deze een koppeling heeft met jouw webwinkelsoftware. Daarnaast wil je ook bestellingen via andere platforms direct in je administratie. Ook een bankkoppeling is prettig.
Webshop-koppeling
Als je jouw webshopsoftware kunt koppelen met je boekhoudprogramma komen bestellingen in je webshop automatisch in het programma terecht. Voor Shopify zijn er heel veel koppelingen. Daarbij is vrijwel elk populair boekhoudprogramma geschikt.
Voor kleinere aanbieders van webwinkelsoftware moet je soms even zoeken. Webwinkelfacturen.nl biedt verschillende koppelingen voor diverse aanbieders van webwinkel- en boekhoudsoftware.
Bol, Amazon en andere verkoopplatforms
Verkoopkanalen als Google Shopping of andere vergelijkingssites verwijzen je bezoekers direct naar jouw webshop, maar als je ook op platforms als Bol, Amazon, of Facebook verkoopt dan wil je ook deze bestellingen direct in je boekhoudprogramma terugvinden.
De grote platformen hebben meestal wel een koppeling voor boekhoud- en webwinkelsoftware. Veel webwinkels hebben daarnaast een fysieke winkel, pop-upstore of verkopen zo nu en dan op events of via een balie. Dan heb je ook een oplossing nodig om de actuele voorraad goed bij te houden. Veel boekhoudprogramma’s bieden ook verschillende functies voor een voorraadadministratie aan.
Vaak zijn de bestellingen in je webshop niet je enige bron van omzet.
Koppeling met je bankrekening
Daarnaast wil je dat je boekhoudprogramma bank-bestanden kan inzien. Soms kun je handmatig exportbestanden van de bank invoeren. Ook kan het zijn dat je betalingen via je payment service provider kunt koppelen. Daarbij heb je soms verschillende kosten per betaalmethode.
Met een bankkoppeling kun je ook binnenkomende facturen makkelijk automatiseren. Bijvoorbeeld facturen van leveranciers of advertentiekosten. Grotere boekhoudprogramma’s importeren UBL-facturen automatisch. Bij andere programma’s kun je facturen eenvoudig invoeren via een scan- en herkenfunctie.
Ook zijn er betaalproviders die betalingen via een verzamelbetaling overmaken. Hierdoor kunnen er verschillen ontstaan tussen de bedragen die jij ziet op de factuur en wat je op de bank krijgt bijgeschreven. Dit wordt ook wel afletteren genoemd. Enkele boekhoudprogramma’s hebben hier handige modules voor.
De bedragen bij de bank komen soms niet overeen met wat de klant heeft afgerekend.
Ook wil je soms handmatig andere tarieven rekenen. Bijvoorbeeld als iemand een wat grotere offerte opvraagt. Kijk goed hoe bestellingen binnenkomen en of je al deze kanalen gemakkelijk in je boekhoudprogramma kunt invoeren.
Een goed boekhoudprogramma voor webshops: e-Boekhouden.nl. Wil je persoonlijk advies bij fiscale voordelen? Een boekhouder kan helpen. Online kun je eenvoudig vrijblijvend tarieven opvragen.
Voorraad regelen via een boekhoudprogramma
Een ander belangrijk onderdeel van de boekhouding is het bijhouden van de voorraadadministratie. Voorraadbeheer bestaat vaak uit puur het bijhouden van de aantallen maar ook hier wil je vaak stappen automatiseren. Bijvoorbeeld de bestellingen via de verschillende verkoopkanalen.
Daarnaast heb je soms te maken met retouren. Als je weinig artikelen retour krijgt kun je deze handmatig bijhouden, maar ideaal is dit niet. Sommige boekhoudprogramma’s helpen bij het verwerken van retouren. Als je dit handmatig en zonder modules doet, kan dit veel extra administratie opleveren.
Want je webwinkel stuurt waarschijnlijk wel direct nieuwe bestellingen door, maar als jij deze annuleert of als deze retour komen dan moet je deze vaak handmatig weer crediteren. Met een goede voorraadadministratie kun je ook de waarde van je voorraad berekenen. Software houdt vaak wel bij hoeveel artikelen er zijn en wat er dus op voorraad is, maar meestal niet de inkoopwaarde hiervan.
Inkoopmodules
Naast het bijhouden van de voorraad, bieden grotere boekhoudprogramma’s, zoals Exact Online Handel, ook functies waarmee je delen van de inkoop kunt automatiseren. Je geeft vooraf op wat je minimum is en hoeveel je er wilt inkopen als het minimum wordt bereikt.
Daarna maakt het programma automatisch een (concept voor een) inkooporder aan. Soms moet je deze nog handmatig insturen, maar dit is meestal niet meer dan één druk op de knop.
Een goede voorraadadministratie kan ook de waarde van de voorraad berekenen.
Koop op het juiste moment de juiste (hoeveelheid) producten in met Optiply. Inkoop- en voorraadbeheersoftware voor je webshop. Vraag een gratis demo aan.
Buitenlandse omzetbelasting
Een boekhoudprogramma moet natuurlijk de omzetbelasting en inkomstenbelasting kunnen regelen. Meestal is dat geen probleem. Maar verkoop je ook in het buitenland? Bijvoorbeeld in België via Bol of in Duitsland via Amazon?
Als je daar boven bepaalde drempelbedragen uitkomt moet je daar ook btw-aangifte doen. Vaak heb je dan ook een buitenlands btw-nummer nodig en moet je de btw-tarieven van die landen hanteren.
Al bestaat er hiervoor ook een éénloketsysteem, dat de One Stop Shop-oplossing wordt genoemd. Niet elk boekhoudprogramma is hier bekend mee, dus als dit belangrijk voor je is kun je dit meenemen in je vergelijking.
Veelgestelde vragen
Enkele veelgestelde vragen over online boekhoudprogramma’s zijn:
Waarom is een boekhoudprogramma nodig?
Een boekhoudprogramma is niet verplicht maar meestal wel noodzakelijk. Je webwinkelsoftware toont soms hoeveel omzet je maakt maar houdt meestal geen rekening met de kosten of retouren. Als je een of enkele bestellingen per dag hebt kun je het bijhouden in Excel, maar meestal is het makkelijker om je webwinkel te koppelen aan goede boekhoudsoftware.
Wat is het beste boekhoudprogramma voor een webshop?
Als je een webwinkel hebt dan wil je waarschijnlijk een boekhoudprogramma dat daarmee koppelt. Daarnaast wil je die koppelen aan je bankrekening, zodat je betalingen kunt importeren. Maar vaak wil je nog wel meer zaken uit de boekhouding van je webshop automatiseren. Denk aan het invoeren van je kosten of de omzet die je maakt buiten je webshop om. Ook het formaat van je webwinkel heeft veel invloed op de keuze voor het beste programma.
Hoe kan ik het boekhoudprogramma koppelen?
Hoe je een boekhoudprogramma kunt koppelen aan jouw webwinkel is afhankelijk van de software. Soms is dat een druk op de knop, bij andere programma’s is het wat lastiger. Daarnaast is het afhankelijk van of jij alleen de omzet wilt boeken of dat je ook zaken als de voorraadstatus via het boekhoudprogramma wilt laten lopen.