Voorraadadministratie

Om zo goed mogelijk tegemoet te komen aan de wensen van je klanten wil je zo veel mogelijk producten op voorraad hebben. Daarentegen wil je de kosten van de inkoop en de opslag zo laag mogelijk houden. Met een sluitende voorraadadministratie creëer je inzicht in de goederenstromen en zorg je voor een goed evenwicht.

De voorraadadministratie bijhoudenWanneer je assortiment slechts een aantal verschillende producten omvat en je dagelijks maar enkele bestellingen hoeft te verwerken, is het beheren van je voorraad niet zo ingewikkeld. Maar zodra je onderneming groeit, ontkom je er bijna niet aan om constant bij de houden welke producten zijn verkocht, welke items hoognodig moeten worden aangevuld en hoe groot de voorraad nog is. Moet je daarnaast rekening houden met bijvoorbeeld actieperiodes of de aanwezigheid van seizoenartikelen, dan is het bijhouden van een sluitende voorraadadministratie helemaal een must.

Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk?

Het is een feit dat de consument steeds veeleisender wordt. In staat zijn om minimaal even snel te kunnen leveren als de concurrent is een uitdaging waar menig ondernemer tegenaan loopt. In veel gevallen is de concurrent slechts één muisklik van je verwijderd, waardoor te vaak ‘nee verkopen’ simpelweg funest kan zijn voor je bedrijf. Ook wil je voorkomen dat je niet kunt voldoen aan de verwachtingen van je klant. Gevallen waarbij de webshop aangeeft dat een bepaald item op voorraad is, de klant dit bestelt en jij vervolgens moet aangeven dat er een foutje is gemaakt, is niet bepaald goed voor je imago.

Bovenstaand voorbeeld klinkt misschien wat knullig, maar in de praktijk komt het regelmatig voor dat de verwachte voorraad afwijkt van de werkelijke voorraad. Dit kan onder meer komen door slordigheidsfoutjes in de administratie of verkeerde berekeningen bij de ontvangst van de producten. Met een goede voorraadadministratie krijg je meer grip op je bedrijfsvoering, omdat je beter in staat bent om de juiste aankoopbeslissingen te maken.

Voorraadadministratie vereenvoudigen met software

Om goed van start te gaan is het belangrijk dat je precies weet hoeveel producten je op voorraad hebt. Daarnaast is het raadzaam om je artikelen onder te brengen in verschillende categorieën. Door goed bij te houden wat de doorlooptijd is van deze verschillende categorieën zie je eveneens welke producten onder- of juist oververtegenwoordigd zijn in je voorraad. Een nette voorraadadministratie zorgt er tevens voor dat je goed vooruit kunt plannen, omdat je met behulp van de aanwezige gegevens een realistische prognose voor de komende periode kunt maken.

De voorraadadministratie kun je onder meer bijhouden in een spreadsheetprogramma als Excel, maar er zijn ook diverse softwarepakketten die je helpen om je voorraadbeheer te optimaliseren en de bijbehorende administratie te vereenvoudigen. Ook zijn er softwareoplossingen waarbij je niet alleen inzicht hebt in je eigen voorraad, maar ook in die van je leveranciers. Zeker wanneer je klanten de mogelijkheid geeft om artikelen alvast te bestellen die niet op voorraad zijn (backorders), is deze optie zeer handig. En wanneer je ervoor zorgt dat de webshop is gekoppeld met jouw voorraadbeheersoftware dan is het voor jouw bezoeker direct inzichtelijk of een product op voorraad is en behoort (achteraf) ‘nee verkopen’ tot de verleden tijd.