Voorraadadministratie
De producten die je verkoopt wil je voldoende van op voorraad hebben. Maar de kosten van de inkoop en de opslag wil je laag houden. Met de juiste software voor een sluitende voorraadadministratie creëer je inzicht in de actuele voorraad en zie je vooraf hoeveel werkkapitaal je nodig hebt om dit te financieren.
Inhoud:
- Voorraadadministratie
- Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk?
- Voorraadadministratie automatiseren
- Software met voorraadadministratie
Voorraadadministratie
Wanneer je assortiment uit een klein aantal verschillende producten bestaat en je dagelijks maar enkele bestellingen verwerkt, is het beheren van je voorraad niet zo ingewikkeld.
Kleine webshops zien deze administratie als onderdeel van de boekhouding, maar zodra je onderneming groeit is het al snel tijdrovend om bij te houden welke producten zijn verkocht, welke items je snel moet aanvullen en welke producten te lang op voorraad liggen.
Zeker voor webshops die werken met actieperiodes of seizoenartikelen is het bijhouden van een sluitende voorraadadministratie belangrijk. Als je deze artikelen moet afwaarderen kan dat veel geld kosten. Ook meerdere opslag-locaties, zoals in een fysieke winkel en een losse opslaglocatie van de webshop, maakt de voorraadadministratie complex.
Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.
Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk?
Met een goede voorraadadministratie, bij voorkeur met een goed voorraadbeheersysteem, krijg je meer grip op je bedrijfsvoering, omdat je beter in staat bent om de juiste aankoopbeslissingen te maken. Je wilt voorkomen dat je niet kunt voldoen aan de verwachtingen van je klant.
Het gebeurt regelmatig dat een webshop aangeeft dat een product op voorraad is, de klant dit bestelt en de verkoper moet aangeven dat de levering wat langer duurt. Een veelvoorkomende oorzaak daarvan is dat de verwachte voorraad afwijkt van de werkelijke voorraad. Bijvoorbeeld door slordigheidsfoutjes in de boekhouding of verkeerde berekeningen bij de ontvangst van de producten.
Het gebeurt regelmatig dat de voorraad van de webshop afwijkt van de werkelijke voorraad.
Koop op het juiste moment de juiste (hoeveelheid) producten in met Optiply. Inkoop- en voorraadbeheersoftware voor je webshop. Vraag een gratis demo aan.
Voorraadadministratie automatiseren
Het is belangrijk dat je niet alleen precies weet hoeveel producten je op voorraad hebt, maar ook goed bijhoudt wat de doorlooptijd en de voorraadwaarde is van deze artikelen.
Met een nette voorraadadministratie kun je beter vooruit plannen, omdat je met behulp van de aanwezige gegevens een realistische prognose voor de komende periode kunt maken.
Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.
Software met voorraadadministratie
De voorraadadministratie kun je bijhouden in een programma als Excel, maar zodra je webwinkel groeit en je dagelijks aanpassingen moet doen is dit geen oplossing meer. Daarnaast is zicht op alleen de voorraad zelf meestal niet genoeg. Als software ook direct aangeeft wanneer je weer moet inkopen en met welke hoeveelheid, kun je hierop veel geld en stress besparen. Als de webshop ook direct gekoppeld is met jouw voorraadbeheersysteem kun je ook klanten direct informeren of een product nog op voorraad is.
Alleen zicht op de voorraad zelf is uiteindelijk meestal niet meer genoeg.
Het liefst werk je daarbij met één systeem, waarbij de software ook direct inzicht geeft in de voorraad van je leveranciers. Zeker wanneer je klanten de mogelijkheid geeft om artikelen alvast te bestellen die niet op voorraad zijn (backorders), is deze optie zeer handig.
Webshop koppelen met ERP-software
Grotere webshops kiezen ervoor om te koppelen met een ERP. In deze software kun je alle informatie van je voorraad bijhouden en direct doorsturen naar de verschillende systemen.
Voor kleinere webshops is dit best een grote stap. ERP-systemen zijn vrij duur en complex. Als je geen verschillende fysieke vestigingen met voorraad hebt maar alle levert uit één eigen magazijn, is een ERP gelukkig ook niet nodig.
Dan zijn er eenvoudigere softwarepakketten die je helpen om je voorraadbeheer te optimaliseren en de bijbehorende administratie te vereenvoudigen. Zo bieden grotere boekhoudprogramma’s als Exact Online Handel, of magazijnsoftware als Picqer, voor de meeste webshops al voldoende functionaliteit om de hele voorraadadministratie te automatiseren.