menu
lightspeed ecommerce

Voorraadadministratie

Om zo goed mogelijk tegemoet te komen aan de wensen van je klanten wil je zo veel mogelijk producten op voorraad hebben. Daarentegen wil je de kosten van de inkoop en de opslag zo laag mogelijk houden. Met een sluitende voorraadadministratie creëer je inzicht in de goederenstromen en zorg je voor een goed evenwicht.

Inhoud:

Voorraadadministratie

voorraadadministratieWanneer je assortiment slechts een aantal verschillende producten omvat en je dagelijks maar enkele bestellingen hoeft te verwerken, is het beheren van je voorraad niet zo ingewikkeld. Maar zodra je onderneming groeit, ontkom je er bijna niet aan om constant bij de houden welke producten zijn verkocht, welke items hoognodig moeten worden aangevuld en hoe groot de voorraad nog is.

Moet je daarnaast rekening houden met bijvoorbeeld actieperiodes of de aanwezigheid van seizoenartikelen, dan is het bijhouden van een sluitende voorraadadministratie helemaal een must. Deze artikelen lopen anders het risico dat je ze moet afwaarderen wat veel geld kan kosten. Ook wanneer de voorraad op meer dan één locatie is opgeslagen, zoals in een fysieke winkel en in een magazijn van de webshop, kan de voorraadadministratie al snel een complex gebeuren worden.

Heb je een eigen magazijn en meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen handig kunt automatiseren.

Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk?

Het is een feit dat de consument steeds veeleisender wordt. In staat zijn om minimaal even snel te kunnen leveren als de concurrent is een uitdaging waar menig ondernemer tegenaan loopt. In veel gevallen is de concurrent slechts één muisklik van je verwijderd, waardoor te vaak ‘nee verkopen’ simpelweg funest kan zijn voor je bedrijf. Ook wil je voorkomen dat je niet kunt voldoen aan de verwachtingen van je klant. Gevallen waarbij de webshop aangeeft dat een bepaald item op voorraad is, de klant dit bestelt en jij vervolgens moet aangeven dat er een foutje is gemaakt, is niet bepaald goed voor je imago.

Bovenstaand voorbeeld klinkt misschien wat knullig, maar in de praktijk komt het regelmatig voor dat de verwachte voorraad afwijkt van de werkelijke voorraad. Dit kan onder meer komen door slordigheidsfoutjes in de boekhouding of verkeerde berekeningen bij de ontvangst van de producten. Met een goede voorraadadministratie krijg je meer grip op je bedrijfsvoering, omdat je beter in staat bent om de juiste aankoopbeslissingen te maken.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat de verwachte voorraad afwijkt van de werkelijkheid.

Voorraadadministratie automatiseren

magazijnsoftwareOm goed van start te gaan is het belangrijk dat je precies weet hoeveel producten je op voorraad hebt. Daarnaast is het raadzaam om je artikelen onder te brengen in verschillende categorieën. Door goed bij te houden wat de doorlooptijd en de voorraadwaarde is van deze verschillende categorieën zie je eveneens welke producten onder- of juist oververtegenwoordigd zijn in je voorraad. Een nette voorraadadministratie zorgt er tevens voor dat je goed vooruit kunt plannen, omdat je met behulp van de aanwezige gegevens een realistische prognose voor de komende periode kunt maken.

De voorraadadministratie kun je onder meer bijhouden in een spreadsheetprogramma als Excel, maar zodra je webwinkel groeit en je dagelijks tientallen aanpassingen moet doen zul je merken dat dit geen oplossing meer is. Daarnaast is zicht op alleen de voorraad zelf meestal niet genoeg. Je wilt ook weten wanneer je weer moet inkopen en met welke hoeveelheid. Dit zal per product verschillen. Daarnaast wil je mogelijk niet alleen inzicht in je eigen voorraad maar ook in die van je leveranciers.

Alleen zicht op de voorraad zelf is uiteindelijk meestal niet meer genoeg.

Zeker wanneer je klanten de mogelijkheid geeft om artikelen alvast te bestellen die niet op voorraad zijn (backorders), is deze optie zeer handig. En wanneer je ervoor zorgt dat de webshop is gekoppeld met jouw voorraadbeheersoftware dan is het voor jouw bezoeker direct inzichtelijk of een product op voorraad is en behoort (achteraf) ‘nee verkopen’ tot de verleden tijd.

Software met voorraadadministratie

erp-systemenGrotere webshops kiezen ervoor om te koppelen met een ERP. Hierin kun je alle informatie van je voorraad bijhouden en direct doorsturen naar de verschillende systemen. Voor kleinere webshops is dit vaak best een grote stap. ERP-systemen zijn vraag vrij duur en complex. Als je niet tientallen fysieke vestigingen met voorraad hebt maar alleen één magazijn voor je voorraad, is dat gelukkig ook niet nodig.

Dan zijn er eenvoudigere softwarepakketten die je helpen om je voorraadbeheer te optimaliseren en de bijbehorende administratie te vereenvoudigen. Zo bieden grotere boekhoudprogramma’s als Exact Online Handel, of magazijnsoftware als Picqer, voor de meeste webshops al voldoende functionaliteit om de hele voorraadadministratie te automatiseren.