Voorraadbeheersysteem

Een voorraadbeheersysteem helpt je bij het bepalen van een gezonde voorraad, zodat je snel kunt leveren zonder dat je onnodig veel producten inslaat. Daarnaast creëert het systeem inzicht in de omloopsnelheid van producten en kun je bepaalde processen automatiseren.

Wat is voorraadbeheer precies?

Voorraadbeheer betekent het optimaal houden van het aantal producten dat je op voorraad hebt. Een eerste stap is het instellen van een minimale en maximale voorraad per product, zodat je actie kan ondernemen als die aantallen in zicht komen.

Je wilt niet te weinig producten op voorraad, want je wilt continu blijven verkopen. Maar als je te veel producten op voorraad hebt gaat dit ten koste van je werkkapitaal of magazijnruimte. Dat klinkt simpel, maar in de praktijk is het minder eenvoudig.

Koop op het juiste moment de juiste (hoeveelheid) producten in met Optiply. Inkoop- en voorraadbeheersoftware voor je webshop. Vraag een gratis demo aan.

Invloed retouren, seizoenen en leverproblemen

Om te beginnen ontkom je als webwinkelier bijna niet aan retouren en producten die kapot gaan. En om het ingewikkelder te maken, verschilt het ook nog eens per product hoe vaak het terugkomt.

Verder kun je bij je voorraadbeheer te maken hebben met seizoensinvloeden, leverproblemen vanuit de producent en trendgevoeligheid van je assortiment. Je kunt hierdoor makkelijk te veel of juist te weinig artikelen op de schappen hebben liggen. Met een goed voorraadbeheersysteem weet je precies hoeveel items je hebt per product, waar ze liggen en wat de omloopsnelheid is van je voorraad.

Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.

Een voorraadbeheersysteem geeft ook advies

Met een goed voorraadbeheersysteem weet je wat de status is van een artikel: is het bijvoorbeeld in bestelling bij de producent, ligt het in jouw magazijn, is het gereserveerd voor de klant, is het onderweg naar de klant of komt het retour? Een goed voorraadsysteem houdt rekening met al deze variabelen en geeft op basis van de uitkomsten een advies over de ideale voorraad per product.

Bij voorraadbeheer draait het om het vinden van de juiste balans.

Naast het beheren van je voorraad, speelt de planning een grote rol bij voorraadbeheer. Wanneer je de omloopsnelheid in kaart hebt gebracht, en de pieken en dalen als je die hebt, kun je jouw ideale voorraad berekenen. Dit stelt je in staat om te voldoen aan de klantvraag en tegelijkertijd de voorraad- en opslagkosten binnen de perken te houden.

Voorraad bijhouden in Excel

Er zijn verschillende manieren om je voorraden te beheren. Veel ondernemers houden hun voorraadbeheer bij door een overzicht te maken van in- en uitgaande artikelen in Excel. Met een gering aantal verkopen, een goed geheugen en/of een ijzeren discipline om deze lijst up-to-date te houden, is dit te overzien. Maar zodra de orderverwerking complexer wordt, is een foutje in Excel snel gemaakt.

Een voorraadbeheersysteem wordt al snel ’n must.

Naast dat de templates niet zijn gemaakt voor actueel voorraadbeheer, en het bijhouden van een groot aantal kolommen al snel onoverzichtelijk wordt, is de data niet realtime. Zeker wanneer er meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor de orderverwerking, kan het gebeuren dat een product via de webshop verkocht wordt dat eigenlijk niet meer beschikbaar is. Een ander nadeel is dat je bij deze software zelf de data moet analyseren om tot een ideale voorraad te komen.

Welke voorraadbeheersystemen zijn er?

Er zijn verschillende soorten voorraadbeheersystemen, maar ze hebben allemaal hetzelfde doel. De systemen helpen je om te voorkomen dat er tekorten of overschotten in de voorraad ontstaan. Ook helpt de software bij het inperken van de inkoop- en opslagkosten. Daarnaast is er steeds meer software die niet is ontworpen als voorraadbeheersysteem, maar waarin je wel de in- en uitgaande goederen kunt bijhouden.

Zo zijn er steeds meer aanbieders van webwinkelsoftware die functies voor voorraadbeheer inbouwen. Handig, want de kosten voor je webwinkelpakket heb je toch al. Het nadeel van webwinkelsoftware met een ingebouwd voorraadbeheersysteem is dat de mogelijkheden vaak beperkt zijn. Veel meer dan het bijhouden van de aantallen gebeurt er in deze software meestal niet.

Voorraden beheren met een POS-systeem

Heb je naast de webwinkel een stenen winkel, dan is de kans groot dat je webwinkelsoftware is gekoppeld met een POS-systeem (point of sales). Het fijne van dit computergestuurde kassasysteem is dat je het ook kunt inzetten om de voorraden te beheren. Zodra een klant iets koopt, via welk kanaal dan ook, wordt de voorraad meteen bijgewerkt.

Een POS-systeem kan je helpen bij de inkoop van voorraad.

Er zijn POS-systemen met CRM-functionaliteiten (customer relationship management) waarbij je inzicht krijgt in de bestellingen door de transacties te koppelen aan klantkaarten. De informatie die je hieruit haalt kun je bijvoorbeeld gebruiken om klanten gepersonaliseerde aanbiedingen te sturen, maar het helpt je ook bij je inkoop.

Je ziet namelijk welke artikelen in de smaak vallen en welke producten minder goed verkopen. Ook is het gebruikelijk dat het systeem is gekoppeld met de leveranciers. Als de voorraad onder een bepaalde waarde komt, kan er dan automatisch een order worden geplaatst bij de producent.

Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.

Je ERP-systeem als voorraadbeheersysteem

Retailers die uitsluitend online verkopen en uitgebreidere voorraadbeheeropties zoeken dan hun webwinkelsoftware biedt, kunnen kiezen voor een ERP-systeem (enterprise resource planning). Deze software is ontwikkeld om interne bedrijfsprocessen te verbeteren en te automatiseren. Ook voor het voorraadbeheer biedt het veel functies.

ERP-software biedt veel functies uit voorraadbeheersystemen.

Binnenkomende orders kunnen bijvoorbeeld meteen worden bijgewerkt in de administratie. Maar je kunt het ook inzetten om je in- en verkoopproces te stroomlijnen. Naast dat je de voorraden kunt bijhouden, kan het systeem onder meer voor je bereken wanneer het tijd is om nieuwe producten te kopen, hoeveel retouren je kunt verwachten en of er artikelen zijn die je beter kunt afprijzen omdat ze verhoudingsgewijs (te) veel kosten om op te slaan.

ERP-systemen zijn er in verschillende vormen en maten. Er zijn oplossingen met ontzettend veel functionaliteiten die eigenlijk pas interessant worden bij een miljoenenomzet. Gelukkig zijn er ook diverse ERP-systemen voor kleinere webwinkels, waarmee je zaken als de voorraadadministratie prima kunt bijhouden.

Voorraadbeheer via magazijnsoftware

Zoek je software die je niet alleen kunt inzetten als voorraadbeheersysteem, maar die je ook helpt bij de orderverwerking? Dan biedt magazijnsoftware uitkomst. Door de software te koppelen aan je webwinkel en boekhouding kun je behoorlijk wat onderdelen automatiseren. Zo kun je er onder meer voor zorgen dat de order meteen administratief wordt bijgewerkt en dat het verzendlabel automatisch uit de printer rolt.

Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.

Ook geeft magazijnsoftware je inzicht in de orders. Je ziet bijvoorbeeld wat de hardlopers zijn, welke producten stof liggen te happen en welke artikelen vaak samen worden gekocht. Aan de hand van deze informatie kun je je magazijn (her)indelen. Het voorraadsysteem helpt je bovendien met het bepalen van het juiste bestelmoment en de juiste hoeveelheid per product, rekening houdend met de levertijden van de leverancier(s).

Houd je voorraden bij in één voorraadbeheersysteem.

Welk voorraadsysteem je ook kiest, de belangrijkste tip is om de voorraad te beheren vanuit één centraal punt. Omdat je de data dan maar één keer hoeft in te voeren, bespaart het je veel tijd. En wat ook niet onbelangrijk is, het verkleint de kans op fouten aanzienlijk.