Voorraadwaarde berekenen

Er zijn verschillende manieren om je voorraadwaarde te berekenen. Voor een financiering of de belastingdienst moet je soms de waarde van je voorraad weten. Maar zelf wil je deze ook optimaliseren. Financiële gevolgen als artikelen langer op voorraad liggen en het afwaarderen van incourante voorraad.

Inhoud:

• Voorraadwaarde bijhouden
• Waarom moet je het berekenen?
• Hoe bereken je de voorraadwaarde?
• Voorraad afwaarderen
• Uitbesteden & software

Voorraadwaarde bijhouden

In de voorraadadministratie houd je bij hoeveel artikelen je onderneming inkoopt en verkoopt. De hoeveelheden zijn natuurlijk belangrijk maar vergeet ook de voorraadwaardering niet. Voor veel webwinkels heeft deze waarde veel invloed op de bedrijfsratio’s. Het eigen vermogen bestaat soms grotendeels uit voorraad.

Door je voorraadwaarde op de activa-zijde van de balans te zetten geef je een beter beeld van hoe het met je bedrijf gaat. Zolang je een voorraad van enkele artikelen of producten hebt, is het niet zo moeilijk om de waarde daarvan bij te houden.

De voorraad op de balans kun je boeken voor inkoopwaarde of verkoopwaarde. De inkoopwaarde is meestal voldoende. Soms moet je hier al op afboeken. Als je voorraad langer op de plank ligt of je te maken krijgt met retouren, kan het bijhouden van de voorraadwaarde een complexe berekening worden.

Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.

Waarom bereken je de voorraadwaarde?

Zodra je een groot aantal producten inkoopt heb je te maken met een voorraad. Hier moet je een administratie van bijhouden. De belastingdienst hanteert regels voor de boekhouding van je webshop en wil dat je de waarde van je voorraad op activa-zijde van de balans van je onderneming meeneemt.

Je moet dus verplicht de waarde van je voorraad bijwerken en een voorraadadministratie bijhouden. Ook helpt het in het plannen van hoeveel voorraad je moet inslaan. Door bij te houden voor wat voor je prijs je inkoopt en hoe lang het duurt tot je dit verkoopt, kun je uitrekenen hoe je zo min mogelijk geld misloopt.

Naast praktische zaken als het bepalen hoeveel liquiditeit je moet hebben om een volgende inkooporder te kunnen financieren zijn er ook enkele aanvullende voordelen. Je hebt beter zicht op je vermogen. Ook kan een hoge voorraadwaarde van invloed zijn op bedrijfsratio’s als de solvabiliteit. Als je een financiering wilt afsluiten kun je soms de voorraad meenemen als onderpand.

Waarde berekenen kan een vrij complexe berekening zijn.

Koop op het juiste moment de juiste (hoeveelheid) producten in met Optiply. Inkoop- en voorraadbeheersoftware voor je webshop. Vraag een gratis demo aan.

Producten inkopen bij een groothandel? Dankzij lage aankoopdrempels en minimumafnames is Orderchamp ideaal om nieuwe leveranciers te vinden!

Hoe bereken je de voorraadwaarde?

De belastingdienst wil dat je na het inkopen de voorraadwaarde berekent op basis van de kostprijs. Als je jouw voorraad altijd inkoopt dan verdeel je de kosten van het inkopen dus over het aantal producten en bereken je zo de kostprijs per artikel. Zodra je een artikel verkoopt daalt de waarde van je voorraad met dit bedrag.

Wanneer je een voorraad hebt van producten die je zelf produceert is het lastiger om de waarde te bepalen aan de hand van de kostprijs. Je zult dan de kosten van de grondstoffen, hulpstoffen en loonkosten bij elkaar moeten optellen: dit zijn namelijk de kosten die ertoe hebben bijgedragen dat je een voorraad hebt. Vervolgens verdeel je de kosten weer over het aantal artikelen dat je hebt geproduceerd zodat je weer een kostprijs hebt per product.

Incourante voorraad afwaarderen

Naast de prijs is het belangrijk om ook de inkoopdatum bij te houden. Als je voorraadwaarde gaat afwaarderen heb je deze nodig.

Zodra je een artikel verkoopt en je voorraad dus afneemt moet je de waarde van je voorraad ook laten afnemen. Indien een artikel retour komt dat je weer kunt verkopen kun je deze weer voor de kostprijs aan de voorraad toevoegen.

Tenminste, als het nog in goede staat is want retouren zijn soms lastiger te verkopen. Ook producten die al even liggen hebben soms een lagere werkelijke waarde. Wanneer je producten ‘incourant’ blijken te zijn (moeilijk te verkopen) mag je een lagere voorraadwaarde rekenen dan de kostprijs.

De belastingdienst heeft richtlijnen voor het afwaarderen van incourante voorraad.

Dit kan ook van toepassing zijn op artikelen die al even liggen. Incourante voorraad, van bijvoorbeeld kleren en schoenen, kan uit de mode raken. De belastingdienst heeft hier richtlijnen voor opgesteld. Afhankelijk van de tijd dat je producten in je voorraad blijven liggen, mag je een percentage van de aanschafprijs verminderen. De waarde van een damesschoen mag je bijvoorbeeld tussen 3-6 maanden afwaarderen met twintig procent.

Het percentage dat je mag toepassen verschilt per productcategorie en neemt toe naarmate het product langer in de voorraad blijft liggen. Verplicht is het niet: als jij goede oplossingen voor restpartijen hebt en deze nog goed kunt verkopen mag je hier rekening mee houden.

Wil je de opslag van je voorraad uitbesteden? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Continu inzicht in de waarde berekenen

Zodra je voorraad toeneemt kan het veel tijd kosten om de voorraadwaardering te berekenen. Vaak berekenen bedrijven de waardes aan het eind van de maand maar dit kan een vertekend beeld geven. Zo kan er bijvoorbeeld net een grote verkoop zijn geweest, waardoor de voorraadwaarde erg laag is, terwijl dat de rest van de maand niet zo was.

Het kan juist zo zijn dat er die maand minder bestellingen plaatsvinden dan normaal gesproken, waardoor er meer voorraad is overgebleven. Ondernemers die seizoensproducten verkopen zullen vóór het seizoen een hogere voorraadwaarde hebben, omdat dat het moment is dat alle producten worden ingekocht. Na het seizoen zal de gemiddelde voorraadwaarde als het goed is juist een stuk lager zijn.

Je voorraadwaarde is een momentopname.

Dit vertekend beeld ontstaat dus omdat de berekening eigenlijk een momentopname laat zien. Helaas is het dagelijks berekenen van de voorraadwaarde voor veel ondernemers onmogelijk, zeker wanneer ze hier geen software voor hebben aangeschaft.

Om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken kun je de voorraad uitbesteden aan fulfilment-bedrijven. Deze beheert je voorraad en kan soms continu de actuele voorraadwaarde berekenen. Je kunt ook zelf voorraadsoftware of magazijnsoftware kopen. Soms bieden boekhoudprogramma’s hiervoor ook mogelijkheden. Grotere webshops werken soms met ERP-systemen dat de voorraadwaarde automatisch voor jou bijwerkt.