menu

Voorraadwaarde berekenen

Er bestaan verschillende manieren om je voorraadwaarde te berekenen. Waarom moet je de waarde van je voorraad eigenlijk weten? Hoe doe je dat? Wat gebeurt er financieel wanneer je artikelen langere tijd in je voorraad blijven? Hoe ga je om met het afwaarderen van incourante voorraad? We zetten het voor je uiteen.

Inhoud:

Voorraadwaarde bijhouden

voorraad in magazijnBij een voorraadadministratie gaat het over het bijhouden van wat je inkoopt en verkoopt. De hoeveelheden zijn natuurlijk belangrijk maar vergeet ook de voorraadwaardering niet. Voor veel webwinkels heeft deze waarde veel invloed op de bedrijfsratio’s. Het eigen vermogen bestaat soms grotendeels uit voorraad.

Door je voorraadwaarde op de activa-zijde van de balans te zetten geef je een beter beeld van hoe het met je bedrijf gaat. je hebt weliswaar kosten gemaakt, maar dit geld ben je niet zomaar kwijt maar hebt dit geïnvesteerd.

Zolang je een voorraad van enkele artikelen of producten hebt, is het niet zo moeilijk om de waarde daarvan bij te houden. Wanneer je onderneming groeit krijg, je voorraad langer op de plank ligt of je te maken krijgt met retouren kan het bijhouden van de voorraadwaarde een complexe berekening worden.

Producten inkopen bij een groothandel? Dankzij lage aankoopdrempels en minimumafnames is Orderchamp ideaal om nieuwe leveranciers te vinden!

Waarom moet je de voorraadwaarde berekenen?

Zodra je een groot aantal producten inkoopt heb je te maken met een voorraad. Hier zul je een administratie van moeten bijhouden. De belastingdienst heeft regels over het bijhouden van de boekhouding van je webshop en één regel daarvan is dat je de waarde van je voorraad op activa-zijde van de balans van je onderneming mee moet nemen.

Het is dus verplicht om de waarde van je voorraad te berekenen en deze bij te houden. Daarnaast kan het je helpen in het plannen van hoeveel voorraad je moet inslaan. Door in de gaten te houden voor wat voor je prijs je inkoopt en hoe lang het duurt tot dit verkocht wordt, kun je ervoor zorgen dat je zo min mogelijk geld misloopt.

Naast praktische zaken als het bepalen hoeveel liquiditeit je moet hebben om een volgende inkooporder te kunnen financieren zijn er ook enkele aanvullende voordelen. Je hebt beter zicht op je vermogen. Ook kan een hoge voorraadwaarde van invloed zijn op bedrijfsratio’s als de solvabiliteit. Als je een financiering af wilt sluiten kun je soms de voorraad meenemen als onderpand.

De waarde berekenen kan een vrij complexe berekening zijn.

Hoe bereken je de voorraadwaarde?

De belastingdienst wil dat je de voorraadwaarde berekent op basis van de kostprijs. Als je jouw voorraad altijd inkoopt dan verdeel je de kosten van het inkopen dus over het aantal producten en bereken je zo de kostprijs per artikel. Zodra je een artikel verkoopt daalt de waarde van je voorraad met dit bedrag.

Wanneer je een voorraad hebt van producten die je zelf produceert is het lastiger om de waarde te bepalen aan de hand van de kostprijs. Je zult dan de kosten van de grondstoffen, hulpstoffen en loonkosten bij elkaar moeten optellen: dit zijn namelijk de kosten die ertoe hebben bijgedragen dat je een voorraad hebt. Vervolgens verdeel je de kosten weer over het aantal artikelen dat je hebt geproduceerd zodat je weer een kostprijs hebt.

Incourante voorraad afwaarderen

voorraadwaarde afwaarderenHet klinkt nogal ingewikkeld, de prijs en datum bijhouden van alle inkopen die je doet. Wel is het handig voor jezelf om dit goed te bewaren. Als je voorraadwaarde gaat afwaarderen heb je deze zaken nodig.

Zodra je een artikel verkoopt en je voorraad dus afneemt moet je de waarde van je voorraad ook laten afnemen. Indien het artikel retour komt en weer verkocht kan worden zul je deze weer voor de kostprijs aan de voorraad moeten toevoegen. Tenminste, als het nog in goede staat is. Retouren zijn soms lastiger te verkopen. Wanneer je producten ‘incourant’ blijken te zijn (moeilijk te verkopen) mag je een lagere voorraadwaarde rekenen dan de kostprijs.

De belastingdienst heeft richtlijnen voor het afwaarderen van incourante voorraad.

Dit kan ook van toepassing zijn op artikelen die al even liggen. Zo kun je te maken krijgen met incourante voorraad doordat bijvoorbeeld kleren en schoenen uit de mode raken. De belastingdienst heeft hier richtlijnen voor opgesteld. Afhankelijk van de tijd dat je producten in je voorraad blijven liggen, mag je een percentage van de aanschafprijs verminderen. De waarde van een damesschoen mag je bijvoorbeeld tussen 3-6 maanden afwaarderen met twintig procent.

Het percentage dat je mag toepassen verschilt per productcategorie en neemt toe naarmate het product langer in de voorraad blijft liggen. Verplicht is het niet: als jij goede oplossingen voor restpartijen hebt en hierdoor weet dat je deze nog voor een prima prijs kunt verkopen mag je hier rekening mee houden.

Wil je de opslag van je voorraad uitbesteden? Een cut-offtijd van 23:59 en verzending met alle bekende vervoerders? Active Ants biedt hulp via robots en inpakmachines.

Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk

Zodra je voorraad toeneemt kan het veel tijd gaan kosten om de voorraadwaardering te berekenen. Daarnaast zijn er nog andere obstakels waar ondernemers rekening mee moeten houden. Vaak worden aan het eind van de maand de voorraadwaardes uitgerekend, maar dit kan een vertekend beeld geven van het bedrijf. Zo kan er bijvoorbeeld net een grote verkoop zijn geweest, waardoor de voorraadwaarde erg laag is, terwijl dat de rest van de maand niet zo was.

Het kan juist zo zijn dat er die maand minder bestellingen plaatsvinden dan normaal gesproken, waardoor er meer voorraad is overgebleven. Ondernemers die seizoensproducten verkopen zullen vóór het seizoen een hogere voorraadwaarde hebben, omdat dat het moment is dat alle producten worden ingekocht. Na het seizoen zal de voorraadwaarde als het goed is juist een stuk lager zijn.

Je voorraadwaarde is een momentopname.

Dit vertekend beeld ontstaat dus omdat de berekening eigenlijk een momentopname laat zien. Helaas is het dagelijks berekenen van de voorraadwaarde voor veel ondernemers onmogelijk, zeker wanneer ze hier geen software voor hebben aangeschaft.

Om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken kun je kiezen om deze taken uit te besteden aan fulfilment-bedrijven. Deze beheert dan je voorraad en is in staat om soms continu de actuele  voorraadwaarde te berekenen. Zo kun je makkelijker momentopnames met elkaar vergelijken. Een andere optie is om zelf aan de slag te gaan met software. Sommige boekhoudprogramma’s bieden hiervoor mogelijkheden. Ook zit het vaak in magazijnsoftware inbegrepen. Grotere webshops werken soms met ERP-systemen dat de voorraadwaarde automatisch voor jou bijwerkt.