ERP-systemen

Een groot pluspunt van online ondernemen is dat je met bedrijfssoftware veel processen kunt automatiseren. In de ecommerce maken veel (middel)grote bedrijven gebruik van bekende ERP-systemen. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Deze software koppelt alle interne bedrijfsprocessen, waardoor je efficiënter werkt en de kans op fouten kleiner is.

Inhoud:

• De voordelen
• Voor wie is een ERP-systeem geschikt?
• Tips bij het kiezen van ERP-software
• Kosten ERP-systemen
• Eenmalige aanschaf of SaaS

Wat doet een ERP-systeem precies?

ERP-software optimaliseert de administratieve-, financiële en logistieke processen. Hierbij kun je denken aan orderverwerking, facturatie en het maken van een logistieke planning.

Zo helpt de software met het berekenen van de gemiddelde omloopsnelheid van je voorraad en het tijdig inkopen van de benodigde producten bij leveranciers. Ook kan de klantenservice in één oogopslag zien wanneer de bestelde voorraad wordt geleverd en wat dit betekent voor de klant. Samenvattend kun je zeggen dat de juiste ERP-software de processen vanaf het binnenkomen van de order tot en met het uitsturen van de factuur kan stroomlijnen.

Enterprise Resource Planning verbetert interne processen.

Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.

ERP-systemen vs. crm-software

ERP-systemen zijn nodig voor het verwerken en opslaan van alle data. Deze systemen kunnen je voorraad bijhouden, maar ook berekenen wanneer je inkoop, te verwachten retouren of wanneer je voorraad moet afwaarderen.

De software wordt weleens vergeleken met CRM-systemen, maar dit is onjuist. Hoewel de systemen overeenkomsten vertonen, vervullen ze heel andere functies binnen een organisatie. Waar CRM-systemen worden gebruikt om externe processen zoals het contact met klanten en commerciële kansen te monitoren, zijn ERP-systemen gericht op het verbeteren van de productie en interne bedrijfsprocessen.

Daar waar een CRM vooral naar buiten gericht is, gebruik je ERP-systemen voor de productie en interne data.

Koop op het juiste moment de juiste (hoeveelheid) producten in met Optiply. Inkoop- en voorraadbeheersoftware voor je webshop. Vraag een gratis demo aan.

Wat zijn de voordelen?

Eén van de grootste voordelen van ERP-software is dat je alle gegevens slechts één keer hoeft in te voeren. En omdat cloud ERP-systeem ontworpen is om informatie te delen met andere systemen, kunnen de verschillende bedrijfsprocessen eenvoudig met elkaar communiceren. Ook verkleint het de kans op fouten, want iedereen in het bedrijf gebruikt dezelfde informatie. Maar dit werkt ook de andere kant op. Stel dat iemand foutieve gegevens invoert in het ERP-systeem, dan werkt dit door in alle gekoppelde bedrijfsprocessen.

ERP-systemen zorgen ervoor dat je data kunt automatiseren en verkleint de kans op fouten.

Voor wie is een ERP-systeem geschikt?

De ecommerce kan meer dan gemiddeld veel voordeel uit een ERP-implementatie halen omdat vrijwel het hele bestelproces is te automatiseren. Kleine bedrijven, die het warehouse management nog in eigen beheer hebben, halen hier al snel voordeel uit. Dat veel webwinkels geen ERP-pakket nodig hebben komt vooral omdat er al aardig wat ERP-modules in magazijnsoftware, boekhoudprogramma’s of webwinkelsoftware zitten.

Daarnaast is de software niet goedkoop, zeker niet wanneer er een maatwerkoplossing vereist is. Hierdoor werken webshops vaak lang met bestaande software. Dankzij aanvullende modules voor deze systemen kun je al heel wat taken van de voorraadadministratie, klanthistorie of product-eigenschappen verbeteren. Voordat je een nieuw ERP-systeem implementeert kun je dus eerst kijken of je de bestaande systemen wel optimaal gebruikt.

Tips bij het vergelijken van ERP-leveranciers

Als je de interne bedrijfsprocessen van je organisatie wilt optimaliseren met een ERP-software moet je kiezen welk systeem bij jouw onderneming past. Er zijn vele tientallen leveranciers van ERP-systemen op de markt, wat het niet makkelijker maakt om een pakket te kiezen.

Net als dat de keuze voor bijvoorbeeld webwinkelsoftware heel persoonsgebonden is, is de keuze voor het meest geschikte ERP-systeem vooral een kwestie van smaak. Natuurlijk kan een bekende naam of een positieve ervaring van een ander net dat zetje zijn dat je nodig hebt, maar staar je hier niet blind op. Wat voor de één een vereiste is, kan voor de ander een totaal overbodige functionaliteit zijn.

Om te bepalen wat het juiste ERP-systeem is voor jouw onderneming, is het dus handig om eerst te inventariseren wat de eisen en wensen van de gebruikers zijn. Het is aan te raden om niet alleen naar de wensen van het management te kijken, maar ook naar die van andere medewerkers. ERP-software kan een grote toegevoegde waarde vormen binnen de organisatie, maar dit geldt uitsluitend wanneer alle data consistent is. En dit bereik je alleen wanneer alle afdelingen met het nieuwe ERP-systeem werken.

Ondersteuning en stabiliteit

Een ander punt waarop je moet letten bij een ERP-leverancier is de servicegraad van deze partij. Allereerst bij de implementatie van een ERP. Meestal is er wel wat ondersteuning nodig om alle bedrijfsdata in één centrale database te krijgen. Voordat je hiermee aan de slag kunt is een goede voorbereiding nodig.

Verder kunnen ERP-systemen erg waardevol zijn, maar doordat al je bedrijfsinformatie uit één database komt maakt het je ook afhankelijk van één centrale bron. Stel dat de software het om wat voor reden niet doet, dan heeft dit direct een grote impact op de productiviteit van alle gebruikers. Om dit te ondervangen kun je een SLA (Service Level Agreement) afsluiten met de leverancier van het ERP-pakket waarin je onder meer afspreekt wat een acceptabele kwaliteit is van de geleverde diensten.

Doordat al je bedrijfsinformatie uit één database komt maakt het je ook afhankelijk van één centrale bron.

Wat kosten ERP-systemen?

Welke tarieven je kunt verwachten voor een ERP-systeem is afhankelijk van je gebruik. Meestal zijn de kosten opgebouwd uit verschillende onderdelen, zoals de aanschaf van een softwarepakket of in het geval van de SaaS-oplossing de abonnementskosten, en de kosten van implementatie en onderhoud. Ook het aantal gebruikers, het aantal koppelingen en de complexiteit van de processen spelen een rol. Heb je redelijk wat maatwerk nodig, dan betaal je logischerwijs een hoger bedrag dan wanneer je genoeg hebt aan een meer generieke oplossing.

Werk je met eigen voorraad en heb je meer dan vijftig bestellingen per dag? Picqer biedt magazijnsoftware waarmee je stappen in je magazijn en voorraad kunt automatiseren.

Eenmalige aanschaf of SaaS?

Verder is het goed om te bepalen of je software eenmalig koopt of dat je een SaaS-oplossing (Software as a Service) implementeert. Het voordeel van de laatste optie is dat de ERP-software zich in de cloud bevindt. Hierdoor heb je overal toegang tot de informatie en kun je het snel en eenvoudig koppelen met andere SaaS-software. Bovendien ligt het onderhoud bij een SaaS-oplossing bij de leverancier en niet bij jezelf. Een eventueel nadeel van ERP-software in de cloud is dat de abonnementskosten (soms zelfs ongemerkt) kunnen oplopen. Ook is de integratie met bestaande systemen die wat ouder zijn soms lastig te maken.