menu

ERP-systemen

Een groot pluspunt van online ondernemen is dat je veel processen kunt optimaliseren. Veel (middel)grote bedrijven maken bijvoorbeeld gebruik van ERP-systemen, wat voluit voor Enterprise Resource Planning staat. De software zorgt ervoor dat alle interne bedrijfsprocessen worden gekoppeld, waardoor er efficiënter kan worden gewerkt en de kans op fouten kleiner is.

ERP-Systemen

ERP-systemen wordt wel eens in één adem genoemd met CRM-systemen, maar dit is niet juist. Hoewel de systemen de nodige overeenkomsten vertonen, vervullen ze heel andere functies binnen een organisatie. Waar CRM-systemen worden gebruikt om externe processen zoals het contact met klanten en commerciële kansen te monitoren, zijn ERP-systemen gericht op het verbeteren van de interne bedrijfsprocessen.

Wat doet de software precies?

ERP-software wordt voornamelijk ingezet om de administratieve-, financiële en logistieke processen te optimaliseren. Hierbij kun je denken aan orderverwerking, facturatie en het maken van een logistieke planning. Zo kan de software je helpen met het berekenen van de gemiddelde doorloopsnelheid van de artikelen en het tijdig inkopen van de benodigde producten. Ook kan de klantenservice in één oogopslag zien wanneer de bestelde voorraad wordt geleverd en wat dit betekent voor de klant. Samenvattend kun je zeggen dat ERP-software de processen vanaf het binnenkomen van de order tot en met het uitsturen van de factuur kan stroomlijnen.

Wat zijn de voordelen?

Eén van de grootste voordelen van ERP-software is dat alle gegevens slechts één keer hoeven te worden ingevoerd. En omdat de software ontworpen is om informatie te delen met andere systemen, kunnen de verschillende bedrijfsprocessen eenvoudig met elkaar communiceren. Ook verkleint het de kans op fouten, want iedereen in het bedrijf gebruikt dezelfde informatie. Maar dit werkt ook de andere kant op. Stel dat iemand foutieve gegevens invoert in het ERP-systeem, dan werkt dit door in alle gekoppelde bedrijfsprocessen.

Voor wie is een ERP-systeem geschikt?

In theorie zijn nagenoeg alle bedrijven gebaat bij ERP-software, zowel producerende als dienstverlenende organisaties. Maar in de praktijk zien we dat ecommercebedrijven, er meer dan gemiddeld veel voordeel uit halen omdat vrijwel het hele bestelproces is te automatiseren. Dat toch veel webwinkels er geen gebruik van maken komt vooral omdat de software niet goedkoop is, zeker niet wanneer er een maatwerkoplossing vereist is. Daarnaast zitten er ook waardig wat ERP-modules in magazijn-, administratie– en webwinkelsoftware. Hiermee kun je onder meer de voorraadadministratie, klanthistorie of producteigenschappen efficiënter inzetten. Voordat je een ERP-systeem aanschaft zou je dus eerst kunnen kijken of je de bestaande systemen wel optimaal gebruikt.

Tips bij het kiezen van ERP-software

Zijn de interne bedrijfsprocessen van jouw organisatie wel zo omvangrijk dat je ze graag wilt optimaliseren met ERP-software? Dan is het nog de vraag met welke partij je in zee wilt gaan. Er zijn vele tientallen leveranciers van ERP-systemen op de markt, wat het niet makkelijker maakt om een pakket te kiezen. Net als dat de keuze voor bijvoorbeeld webwinkelsoftware heel persoonsgebonden is, is de keuze voor het meest geschikte ERP-systeem vooral een kwestie van smaak. Natuurlijk kan een bekende naam of een positieve ervaring van een ander net dat zetje zijn dat je nodig hebt, maar staar je hier niet blind op. Wat voor de één een vereiste is, kan voor de ander een totaal overbodige functionaliteit zijn.

Om te bepalen welk ERP-systeem voor jouw onderneming de beste keuze is, is het dus handig om eerst te inventariseren wat de eisen en wensen van de gebruikers zijn. Het is aan te raden om niet alleen naar je eigen wensen te kijken, maar ook naar die van je medewerkers. ERP-software kan een grote toegevoegde waarde vormen binnen de organisatie, maar dit geldt uitsluitend wanneer alle data consistent is. En dit bereik je alleen wanneer alle afdelingen er gebruik van maken.

Waar moet ik nog meer rekening mee houden?

Een ander punt waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van de juiste ERP-leverancier is de servicegraad van deze partij. Zoals eerder gezegd kunnen ERP-systemen erg waardevol zijn, maar het maakt je ook afhankelijk van één centrale bron. Stel dat de software het om wat voor reden niet doet, dan heeft dit direct een grote impact op de productiviteit van alle gebruikers. Om dit te ondervangen kun je een SLA (Service Level Agreement) afsluiten met de leverancier van het ERP-pakket waarin je onder meer afspreekt wat een acceptabele kwaliteit is van de geleverde diensten.

Eenmalige aanschaf of Saas?

Verder is het goed om te bepalen of je software eenmalig wilt aankopen of dat je kiest voor een SaaS-oplossing (Software as a Service). Het voordeel van de laatste optie is dat de ERP-software zich in de cloud bevindt. Hierdoor heb je overal toegang tot de informatie en kan er relatief eenvoudig worden gekoppeld met andere SaaS-software. Bovendien ligt het onderhoud bij een SaaS-oplossing bij de leverancier en niet bij jezelf. Een eventueel nadeel van ERP-software in de cloud is dat de abonnementskosten een continue factor is en (soms zelfs ongemerkt) erg kunnen oplopen. Ook is de integratie met bestaande systemen die wat ouder zijn soms lastig te maken.

Wat kosten ERP-systemen?

Wat je precies kwijt bent voor een ERP-systeem valt moeilijk te zeggen. In de meeste gevallen zijn de kosten opgebouwd uit een aantal aspecten, zoals de aanschaf van de software of in het geval van de SaaS-oplossing de abonnementskosten, implementatiekosten en kosten voor het onderhoud. Ook het aantal gebruikers, het aantal koppelingen en de complexiteit van de processen spelen een rol. Heb je redelijk wat maatwerk nodig, dan betaal je logischerwijs een hoger bedrag dan wanneer je genoeg hebt aan een meer generieke oplossing.