Je webwinkel koppelen met ERP

Een van de voordelen van online ondernemen is dat je veel zaken kan automatiseren. Door je webwinkel te koppelen aan een ERP-systeem kun je soms optimaal genieten van wat computers voor je kunnen berekenen. Een goede combinatie tussen een webwinkel en ERP kan vaak net het verschil maken in een hevige concurrentiestrijd.

ERP optimaliseert de interne processen

Als je niet alleen wilt weten wát er op voorraad is, maar ook wilt kunnen voorspellen wanneer artikelen uit voorraad raken is het meestal tijd om te kijken naar een ERP-oplossing. In de meeste gevallen nemen ze het hele magazijn onder handen. Denk aan de software die je gebruikt voor het orderpicken, het beheer van je magazijn, maar ook het aansturen van de logistieke afdelingen vanaf kantoor. Zo kan een ERP helpen met het op tijd inkopen van nieuwe artikelen, met het adviseren van de verkoopprijs als een artikel juist te lang op voorraad blijft liggen en met het succesvol inschatten van de effecten van marketingacties.

Online zijn er veel verschillende pakketten verkrijgbaar waarbij de verschillen enorm zijn. Zo bieden SAP en Microsoft Dynamics geweldige oplossingen voor grote webwinkels, maar de gemiddelde Nederlandse webwinkel heeft op jaarbasis een omzet onder de tien miljoen euro. In dat geval zijn deze pakketten meestal niet alleen buiten budget, maar ook veel te omslachtig en complex. Een bekend alternatief is Odoo (voorheen OpenERP). Dit systeem is niet puur voor webwinkels ontwikkeld, maar biedt als opensource-oplossing wel veel zaken die je nodig hebt bij een ERP. Dankzij het opensource-karakter is Odoo goed te koppelen en een betaalbaar alternatief voor duurdere oplossingen.

Aan de andere kant is Odoo mogelijk wel een omslachtig pakket voor de kleinere webwinkelier. Het systeem is duidelijk ontwikkeld voor middelgrote organisaties. Is één compleet ERP-systeem te duur of uitgebreid? In veel gevallen kun je alsnog de functionaliteiten vinden door verschillende systemen aan elkaar te koppelen. Zo zitten er meestal ook ERP-functies in je magazijnsoftware, administratiesoftware en de software van je webwinkel zelf!

Webwinkelsoftware

Voor kleine tot middelgrote webwinkels is een compleet eigen ERP-oplossing meestal een stap te ver en dus wordt er vooral gebruikgemaakt van oplossingen die wel ERP-functies bieden maar daarnaast ook andere processen verbeteren. Vaak heeft de webwinkelsoftware al veel ERP-functies. Naast de producten, toelichting en kassa zit er een database achter met een schat aan data.
Denk aan klanthistorie, voorraadadministratie en producteigenschappen. De betere platformen bieden je vervolgens extra omzetkansen door het goed inzetten van deze data. Denk aan modules die jouw klanten gerelateerde producten kunnen laten zien of die automatisch seintjes geven als een product bijna uit voorraad raakt. Kijk dus eerst, voordat je de overstap maakt naar een nieuwe ERP-oplossing, of je webwinkelsoftware nog wel voldoet. Misschien is die eerst aan vervanging toe?

Magazijnsoftware

De meeste winst zit in het optimaliseren van handelingen in het magazijn. Je kunt ervoor kiezen om een ERP te koppelen aan je webwinkel, maar als het puur om de eerste stappen in het magazijn gaat zijn ook enkele kleinere pakketten beschikbaar. Deze bieden naast een voorraadadministratie meestal oplossingen voor het picken en verzorgen de in- en uitslag van het magazijn. Meestal bieden ze daarnaast ook nog andere ERP-functies, maar dat is afhankelijk van welke magazijnsoftware je koppelt aan de webwinkel.

Administratiesoftware

Veel groeiende webwinkeliers zien wel de noodzaak in van één ERP, maar hebben daarvoor al een sterke noodzaak voor het optimaliseren van de administratie. Webwinkels die honderden of zelfs duizenden orders per maand verwerken willen dit niet meer handmatig controleren en synchroniseren de boekhouding via cloudoplossingen zoals Exact Online of Twinfield. Deze bieden naast boekhoudsoftware vaak veel ERP-functies. Exact Online Handel is bijvoorbeeld specifiek voor retailers ontwikkeld en biedt een complete voorraadadministratie.