menu

POS-systemen

Binnen de retail en horecawereld wordt er steeds vaker gesproken over point of sale-software oftewel POS-systemen. Een term die nogal eens verward wordt met een kassasysteem, maar een POS-systeem is veel meer dan dat. Niet in de laatste plaats omdat het de mogelijkheid biedt om meerdere systemen aan elkaar te koppelen.

POS-systeem: welke kies je?
Letterlijk gezien wordt met point of sale de plek bedoeld waar de verkoop plaatsvindt, maar in de praktijk wordt doorgaans de plek rondom de kassa of toonbank bedoeld waar de transactie plaatsvindt. Om verwarring te voorkomen wordt er daarom ook wel gesproken over point of purchase.

Wat is een POS-systeem precies?

Waar een kassa puur is bedoeld om af te rekenen, toont een POS-systeem ook voorraadinformatie, verkoopstatistieken en klantgegevens. En uiteraard kun je er ook mee afrekenen. Dit kan zowel contant als met een pinpas, creditcard of eventueel een achteraf-betaling. Samenvattend kun je een POS-oplossing dus zien als een kassa met een geïntegreerd CRM-systeem, marketingtools, voorraadbeheer en rapportagemogelijkheden.

POS-systemen zijn niet nieuw. De eerste oplossingen kwamen in de jaren ’90 al op de markt. Deze oplossingen werkten met een lokale server, maar de POS-systemen die tegenwoordig worden uitgebracht draaien in de cloud en worden bediend vanuit een iPad of andere draagbare apparaten. Het grote voordeel hiervan is dat alles online toegankelijk is en tevens wordt opgeslagen en gesynchroniseerd. Bovendien kunnen moderne kassasystemen zo worden geprogrammeerd dat ze aansluiten op jouw wensen.

In de meeste gevallen bestaat een moderne point of sale-oplossing uit een iPad met daarop POS-software, een bonnenprinter, een barcodescanner en een pinapparaat. De flexibiliteit die hiermee gepaard gaat, biedt vaak een grote meerwaarde. Want stel dat je naar een vakbeurs gaat of je producten wilt verkopen op een markt of in je eigen pop-upstore, dan heb je alleen nog maar een internetverbinding nodig om aan de slag te gaan.

Aanbieders van POS-systemen

Er zijn verschillende aanbieders in deze markt actief. Let daarbij goed op wat de benadering is van elke partij. Zo zal een oplossing van een partij die ook boekhoudsoftware maakt sterk gericht zijn op de (integratie met) de administratie. Een POS-systeem van Lightspeed zal juist weer naadloos samenwerken met de horeca- en webwinkelsoftware. Zo heeft elke oplossing zijn eigen insteek en is raadzaam om vooraf goed de plussen en minnen van elk systeem met elkaar te vergelijken.

Enkele aanbieders op een rij:

BizzCloud Retail Compleet: Manage voordelig en slim uw hele bedrijf.

BizzCloud Retail Compleet. Koppelt met populaire webshops en boekhoud software. Zeer compleet: voorraadbeheer, kassa-facturering, crm, product varianten, etc etc. Voordelig, eenvoudig en snel in gebruik te nemen. Mobile ready. Bekijk de website

MplusKASSA voor retail

MplusKASSA biedt een ideale automatiseringsoplossing voor retail. MplusKASSA heeft een flexibele artikelkaart, uitgebreid klantenbestand, uitgebreid voorraad overzicht en u kunt uw kassa koppelen aan uw webshop of boekhoudpakket. Bekijk de website

Lightspeed Retail Kassa software

Het Lightspeed kassasysteem is geschikt voor alle Retail winkels. Het iPad kassasysteem kan meer dan transacties verwerken. Zo is een koppeling met een (Lightspeed) webshop eenvoudig gemaakt voor o.a. centraal voorraadbeheer. Bekijk de website

Mogelijkheden van POS-systemen

Ondanks dat elke internetkassa erop gericht is om het afrekenen te realiseren zijn er wel grote verschillen. Een van de grootste voordelen van een goed POS-systeem is dat je klantspecifieke informatie door de integratie of koppeling met het CRM-systeem snel paraat hebt. Zo is het mogelijk om de transactiegeschiedenis van je afnemers te koppelen aan hun klantgegevens. Hierdoor krijg je niet alleen inzicht in de producten die jouw klanten afnemen, ook kun je hen gerichte aanbevelingen en acties sturen op basis van hun eerdere aankopen.

Heb je met bepaalde klanten prijsafspraken gemaakt of wil je hen de mogelijkheden bieden om op rekening te betalen, dan kun je dit soms met een point of sale-systeem eenvoudig inregelen en laten toepassen. Wanneer je de naam van deze klanten invoert, worden zij automatisch door het systeem herkend. Op deze manier kun je de korting die je hebt ingesteld meteen laten toepassen. Heb je medewerkers en wil je hen verschillende rechten geven? Met een POS-systeem kun je zelf bepalen wie bijvoorbeeld toegang krijgt tot de gehele administratie en wie kortingen mag geven. Ook kun je de gewerkte uren en de verkopen van je medewerkers bijhouden via dit geautomatiseerde kassasysteem.

Voorraadbeheer beter stroomlijnen met behulp van een POS-systeem

Een ander groot pluspunt is dat de voorraad altijd klopt. De kassasoftware kan namelijk worden gekoppeld aan het voorraadsysteem. Dit is vooral handig wanneer je zowel een webshop als een fysieke winkel of pop-upstore hebt. Het point of sale-systeem houdt alle informatie actueel en zorgt ervoor dat de bestellingen, waar ze ook vandaan komen, direct in het systeem worden verwerkt. Zo voorkom je dat een klant een order kan plaatsen voor een artikelen dat net daarvoor verkocht is. Ook voor retailers die meerdere vestigingen hebben, is een point of sale-oplossing een uitkomst.

Daarnaast zijn er POS-systemen die in een overzicht exact kunnen laten zien hoeveel eenheden van een bepaald artikel vandaag, vorige week of in een heel jaar verkocht zijn. Deze gedetailleerde informatie over de verkoop maakt het tevens eenvoudiger om in te kopen. Binnen één systeem zie je wat de inventaris is en of er eventuele verkooptrends zijn. Ook kun je de kassasoftware zo instellen dat het je vertelt wanneer een bepaalde voorraad op dreigt te raken. Wanneer je het POS-systeem handig inzet, kan het de tijd die je besteedt aan voorraadbeheer en het berekenen van de verkoopcijfers aanzienlijk verlagen. Verder kun je het retourproces met behulp van een goed POS-systeem aanzienlijk vereenvoudigen. Je kunt het proces namelijk zo inrichten dat op het moment dat een klant iets retourneert het item direct weer aan de voorraad wordt toegevoegd.

Welke POS-oplossing moet ik kiezen?

Als ondernemer ben je natuurlijk op zoek naar een betaalbare oplossing die optimaal aansluit bij jouw bedrijf en dienstverlening. De mogelijkheden die de POS-systemen bieden, kunnen nogal uiteenlopen. Hetzelfde geldt voor de kosten. Om te bepalen welk systeem de beste keuze is, is het handig om rekening te houden met de volgende factoren: de functionaliteiten, het bedieningsgemak, de betrouwbaarheid en de flexibiliteit van het systeem. Ook zijn sommige POS-systemen speciaal ontworpen voor de retail terwijl andere oplossingen beter passen bij de horeca.

Welke variant het ook wordt, bij de aanschaf van een POS-oplossing is het belangrijk dat het systeem aan de wettelijke bepalingen van de Belastingdienst voldoet, zodat je zeker weet dat je tijdens een belastingcontrole niet onaangenaam verrast wordt. Zo vindt de Belastingdienst het belangrijk dat wanneer er achteraf wijzigingen plaatsvinden er duidelijk is wie dit heeft veranderd. Ook wil de instantie kunnen zien wanneer dit is gebeurd. Kassasystemen die zijn goedgekeurd door de Belastingdienst kun je herkennen aan het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen.