Urenregistratie voor de webwinkelier

Gezien de vrijheid van het beroep zijn er maar weinig startende webwinkeliers die zich echt inhouden als het komt op het besteden van tijd aan de nieuwe webwinkel. Maar de gemaakte uren kunnen bewijzen, is een ander verhaal. Urenregistratie bij de start is ook bij een webwinkel geen overbodige luxe.

Om met een eenmanszaak of vof fiscale voordelen te behalen bij de inkomstenbelasting is het belangrijk dat de belastingdienst jou ziet als ondernemer. Deze belastingvoordelen kunnen sterk oplopen. Zo geeft de zelfstandigenaftrek momenteel een extra belastingvrije voet van 7280 euro. En, als je starter bent, kan deze zelfs nog verder oplopen met 2123 euro. Daarna is er ook nog een mkb-vrijstelling. Deze geeft een extra belastingvrije voet van 14% over de winst na aftrek van de vorige twee voordelen.

Alles bij elkaar kunnen deze aftrekposten bij de inkomstenbelasting dus oplopen tot ruim tienduizend euro. Afhankelijk van je winst kan dit al snel duizenden euro’s schelen bij de aanslag van de inkomstenbelasting. De belastingdienst weet dit ook, en heeft daarom enkele voorwaarden voordat je hiervan gebruik mag maken. Zo let deze of je voor meerdere klanten werkt op jaarbasis, en of je werkt voor eigen risico en portemonnee. Deze voorwaarden voldoe je als webwinkelier al snel aan, maar daarnaast is er ook een urencriterium. Per kalenderjaar moet je 1225 uur hebben besteed aan de onderneming!

Urencriterium voor de ecommerce makkelijk haalbaar

Zeker als jij pas later in het jaar bent gestart of daarnaast nog een parttime baan in loondienst hebt, is dit best een stevig aantal. Teruggerekend moet je bijna drie volle dagen per week aan de onderneming spenderen. Maar in tegenstelling tot starters uit andere branches, is het voor de webwinkelier goed haalbaar. De uren hoeven namelijk niet declareerbaar of tijdens kantoortijden plaats te vinden.

De regels zijn voor elk beroep hetzelfde maar de logica is dat natuurlijk niet. Een timmerman die zijn meeste uren maakt als het buiten allang donker is, het eerste jaar vrijwel geen omzet maakt en weken heeft zitten zweten op een goede bedrijfsnaam, zal daar niet snel mee wegkomen. Maar voor een webwinkel is dat helemaal niet zo gek. Daar lopen uren vaak al snel op als je elke avond online aan je webwinkel sleutelt, en daarnaast in het weekend vaak lange dagen maakt. Zelfs met een fulltime nevenfunctie kun je de uren nog halen.

Zorg dat je uren kunt verantwoorden

Alle uren die je spendeert aan de webwinkel tellen. Niet alleen de uren dat je aan de telefoon hangt met een leverancier, maar ook de tijd die je hebt besteed om online onderzoek te doen naar leveranciers. Maar je moet het wel kunnen aantonen. Het googelen achter je computer, of zelfs het brainstormen met vrienden, telt. Zolang je het maar kunt verklaren. Bij controle moet je de belastingdienst een urenoverzicht kunnen laten zien. Daarbij komt een goede urenregistratie om de hoek kijken.

Bij controle moet je de belastingdienst een urenoverzicht kunnen laten zien.

Hoe je het doet, bepaal je zelf. Je mag dus in Excel een overzicht maken en daar bijhouden op welke datum je uren hebt gemaakt, en met welk doel. Maar deze moet wel geloofwaardig en gedetailleerd zijn. De belastingdienst accepteert geen twijfel. Een notitie dat je vier uur lang met een vriend bent gaan lunchen om een goede domeinnaam te bedenken, is niet genoeg. Om te beginnen moet de tijd en datum aannemelijk zijn. Bij een lunch helpt het dus als je een bonnetje van een lunchroom kunt aantonen. En omdat je er met een vriend zat, moet je bewijzen dat het echt over zaken ging. Dat kan bijvoorbeeld door een mobiel fotootje toe te voegen van aantekeningen. Daaruit blijkt dat jullie echt over de domeinnaam hebben gebrainstormd.

Excel mag, maar houd rekening met bijlagen en verantwoording

Daar waar je in Excel misschien wat voorzichtig moet zijn omdat de belastingdienst echt niet zomaar alles gelooft, kun je met een goed onderbouwde urenregistratie opeens heel veel uren verklaren. Het makkelijkste gaat het tegenwoordig met een mobiele app. In de appstores zijn er verschillende te vinden. Boekhoudprogramma’s hebben vaak ook losse modules voor de urenregistratie dus als je het iets serieuzer aan wilt pakken kun je ook gelijk kijken naar online boekhouden met urenregistratie.

Op Ondernemeneninternet.nl vind je een overzicht van urenregistratieprogramma’s. Kijk daarbij goed naar welke opties jij nodig hebt. Veel oplossingen zijn gericht op het factureren. Ze werken met timers en kunnen gemaakte uren direct doorvertalen in facturen. Als je het alleen doet voor de verantwoording aan de belastingdienst, zijn dit onnodig (dure) opties.

Opties als een mobiele app, mogelijkheid tot het toevoegen van fotootjes en aantekeningen, en verwijzingen naar bonnetjes, Google Maps of je agenda, kunnen wel zeker belangrijke ondersteuning bieden. Maar het belangrijkste is dat het gemakkelijk is in gebruik. Als het voor jou maar een paar drukken op de knop is, of als je een oplossing hebt die in een keer je agenda kan importeren, zul je zien dat het halen van het urencriterium opeens zeer makkelijk wordt!