PIM-systeem

Een PIM-systeem biedt één centrale database met productinformatie. PIM staat voor product information management, en de software maakt het mogelijk om snel gedetailleerde productinformatie te leveren op verschillende digitale kanalen en in verschillende formaten.

Inhoud:

• Wat is Product Informatie Management
• Verschil tussen ERP en PIM
• Voordelen PIM-systeem
• Voor wie is een PIM interessant
• Welke verschillende oplossingen zijn er?
• Open source PIM-systemen

Ecommerce-bedrijven gebruiken steeds meer data en software. met product informatie management-systemen (PIM-systemen) kun je alle stromen met productinformatie eenvoudig beheren en delen op verschillende platforms en (verkoop)kanalen.

Wat is een PIM-systeem?

Een PIM-systeem zorgt ervoor dat je alle (product)data, van verschillende leveranciers, in één platform kan beheren en distribueren naar meerdere kanalen.

Dat is nodig want de hoeveelheid productdata neemt snel toe. Deels door de longtail-aanpak, waarbij webshops ook artikelen tonen die zij zelf niet op voorraad hebben. Maar ook omdat consumenten steeds meer relevante informatie willen voordat zij iets kopen.

Een PIM is een product informatie management-systeem.

Met alleen een beknopte productfoto en -omschrijving is een klant niet meer overtuigd. Klanten willen ook diverse foto’s, instructievideo’s en mogelijk zelfs alternatieven of combinatie-artikelen van het product zien. Webwinkels bieden klanten steeds meer waardevolle informatie. Dit heeft als risico dat op elk platform of kanaal er productinformatie komt te staan.

Om telkens de gewenste data te zoeken en te gebruiken kost veel tijd en doordat productinformatie versnipperd of al snel verouderd raakt vergroot dit ook de kans op fouten. Een PIM-systeem dient als centrale basis voor alle productinformatie.

PIM als centrale database met productinformatie

Door al je productinformatie in één PIM-systeem te bundelen, en dit te gebruiken als centrale systeem voor deze data, kun je vanuit hier eenvoudig allerlei verschillende kanalen van informatie voorzien. Zo kun je een PIM-oplossing integreren of koppelen aan:

• Ecommerce-platform
• Online marktplaats
• ERP-systeem
• CRM-systeem
• Magazijnsoftware
• POS-oplossing
• Mobiele app
• Boekhoudprogramma
  

Verschil tussen ERP-systeem en PIM-systeem

ERP- en PIM-systemen lijken op elkaar want beide automatiseren hoe je iets verkoopt, maar het verschil tussen een ERP- en PIM-systeem is dat een ERP-systeem werkt vanuit de administratie en een PIM vanuit de marketing.

De meeste meeste ERP-systemen zijn gericht op de afhandeling van transactionele data. Het automatiseert data die eenmalig in de tijd voorkomt en altijd dezelfde stappen doorloopt. Denk aan de productprijs, product-specificaties en variabelen als voorraadstatus. Na de order, komt er bijvoorbeeld een pick-instructie, een vrachtbrief en daarna werkt het ERP de voorraad bij.

Een PIM-systeem biedt geen boekhouddata, maar is een marketingapplicatie zonder transactionele data. Met Product Informatie Management leg je de (aanvullende) productinformatie vast waarna je dit kunt delen in kanalen als een webshop, marktplaats een folder of als catalogus naar een vergelijksite.

ERP- en PIM-systemen lijken op elkaar.

Marketingdata binnen de productinformatie

Een ERP-systeem biedt alle data om een verkoop administratief te realiseren en alle stappen zijn daarin voor iedereen duidelijk. Anders wordt het wanneer we kijken naar de informatie over het product. Over de marketing van een product kun je gemakkelijk van mening verschillen.

Denk aan de noodzaak of inzet van verrijkingen als productvideo’s, extra uitgebreide omschrijvingen, of andere productinformatie. De keuzes tussen hoe je elk product managet kun je vastleggen. Zo kan het zijn dat je artikelen die je veel verkoopt wel verrijkt met extra content, want daarbij verdien je deze productiekosten terug, maar niet bij longtail-artikelen die je maximaal eens per jaar verkoopt.

Wat de juiste productdata is om te delen op een platform kun je van mening over verschillen.

Informatie van producten managen

In een kleine organisatie kun je het zelf, maar als het aantal producten, leveranciers of variaties groeit is het belangrijk om je productinformatie goed te managen. Ook bij de distributie van productinformatie kan een PIM-systeem een rol spelen. Bijvoorbeeld dat je specifieke verrijkingen wel wilt inzetten op je eigen webshop, maar niet wilt delen met een online vergelijkingssite.

Wanneer je een webwinkel hebt, is de kans groot dat er veel combinatiemogelijkheden zijn. Dan ligt er een behoorlijke uitdaging om deze data op een eenvoudige maar complete manier te beheren. Het PIM-systeem maakt productdata eenduidig, ook binnen interne processen.

Zo kan de verkoopafdeling producten anders omschrijven dan de inkoopafdeling, of toont de marketingafdeling producten liever op basis van bepaalde thema’s dan op de volgorde die uit het ERP komt rollen. Dankzij het PIM-systeem blijft de productinformatie toch consistent.

Product Informatie Management biedt consistentie

Het PIM-systeem beheert en distribueert alle productinformatie vanuit één platform over alle kanalen. De data is hierdoor bij alle kanalen identiek, wat zorgt voor een verhoogde kwaliteit van deze informatie en een eenduidige klantbeleving van de consument via elk kanaal.

Een PIM-systeem biedt ondersteuning bij het consistent informeren over een product, wat een goede uitwerking op de conversie heeft.

Stel je hebt een mode-webshop, dan verkoop je misschien zowel jeans, shirtjes, vestjes en schoenen. Al deze items zijn vaak ook nog verkrijgbaar in verschillende kleuren en maten. Binnen het Product Informatie Management-systeem heb je dan de mogelijkheid om classificaties toe te kennen aan producten of productgroepen, waardoor er een product ontstaat met vele specifieke kenmerken.

Voor wie is een PIM interessant?

Consistente productinformatie kan interessant zijn voor elk bedrijf die zijn producten graag verrijkt en waarbij meerdere mensen bij de productinformatie zijn betrokken. Maar door de complexiteit ervan worden PIM-systemen voornamelijk gebruikt door organisaties die een groot of snel wisselend assortiment hebben en/of een omnichannel-strategie voeren. Ook bedrijven die producten verkopen die veel informatie bevatten, seizoensgebonden zijn of tijdelijke aanbiedingen voeren, hebben voordeel bij een PIM-systeem.

Hetzelfde geldt voor bedrijven waarbij verschillende afdelingen verantwoordelijk zijn voor een deel van de productdata, ondernemingen die actief zijn in meerdere landen of bedrijven die diverse marketingkanalen inzetten. Met één centraal systeem voor productinformatie is het beheer van de data efficiënter en kun je  data makkelijker delen met verschillende systemen, platforms en partners.

Welke verschillende oplossingen zijn er?

Er zijn verschillende spelers actief die een PIM-systeem kunnen opleveren. Zo zijn er bedrijven die al jarenlang actief zijn in de markt. Vaak hebben zij een goed doorontwikkeld PIM-systeem met vele functionaliteiten. Door hun jarenlange ervaring zijn zij een stabiele factor en kennen zij vaak een grote mate van (wereldwijde) support. Voorbeelden van deze spelers zijn Hybris, Stibo en Informatica PIM.

Daarnaast zijn er de afgelopen jaren diverse nieuwe spelers bijgekomen, die zich met behulp van nieuwe ontwikkeltechnieken veelal richten op de ecommerce-markt. De functionaliteit is meestal iets beperkter dan de echt grote PIM-systemen. Vaak zit dit in de mogelijkheid om geautomatiseerd productinformatie in het systeem te laden. Dit is te ondervangen door additionele software in te zetten. Voorbeelden van deze Product Informatie Management systemen zijn inRiver, DAM group en ContentServe.

Open source PIM-systemen

Verder zijn er gratis open source-oplossingen. Net als bij webwinkelsoftware op open source-basis moet de community het product deels zelf verder ontwikkelen. Voorbeelden hiervan zijn Akaneo en PimCore. Wanneer je bedrijf voldoende kennis heeft van de software, kun je deze pakketten inzetten en vormgeven naar jouw wensen. Al blijkt een open source-systeem vaak een tijdrovend karwei, omdat functies alleen werken na een serie aanpassingen, of veel onderhoud vragen.

Akaneo en PimCore zijn open source PIM-systemen.

Om te bepalen welk systeem het meest geschikt is, is het belangrijk om de functionaliteiten die het PIM-systeem biedt te vergelijken. Wil je bijvoorbeeld meerdere websites ondersteunen vanuit één database? Zijn er voordelen als je leveranciers aansluit op het PIM-systeem? Wordt er gebruikgemaakt van geprinte catalogi en wat zijn de plannen voor de toekomst? Een goed PIM-systeem past bij jouw organisatie.

Veelgestelde vragen

Enkele veelgestelde vragen over PIM-systemen zijn:

Wanneer is een PIM-systeem noodzakelijk?

Als je productinformatie soms moet actualiseren of aanpassen dan heeft het veel voordelen als je vanuit één plek eenvoudig alle platforms en kanalen kunt bedienen.

Hoe complexer de informatie of organisatie, hoe meer voordeel één centrale database biedt. Zo biedt een PIM-systeem veel voordelen als meerdere afdelingen werken aan de informatie of als je werkt met meerdere leveranciers of landen.

Wat kost een PIM-systeem?

De kosten van een Product Informatie Management-systeem lopen uiteen. De eerste oplossingen zijn verkrijgbaar vanaf ongeveer 20.000 euro, maar er zijn ook systemen van ruim een miljoen euro. Deels bestaan de kosten uit een abonnement met terugkerende licentiekosten. Ook het implementeren van een PIM-systeem is niet goedkoop. Het integreren in andere systemen maakt een implementatie van een PIM vaak maatwerk.