Product Informatie Management systemen

De sterke groei van de ecommerce zorgt ervoor dat organisaties steeds meer systemen gebruiken. Al deze platformen bevatten waardevolle informatie, maar in de meeste gevallen zijn het op zichzelf staande systemen. Om alle informatiestromen goed te laten verlopen en met elkaar te laten communiceren zijn er Product Informatie Management systemen ontwikkeld, ook wel PIM systemen genoemd.

PIM Product Informatie Management Systeem

Het PIM-systeem zorgt ervoor dat alle data vanuit één platform kan worden beheerd en gedistribueerd wordt over alle kanalen. Dat is nodig want de hoeveelheid productdata is de afgelopen jaren flink toegenomen. Dit komt enerzijds door de longtail-aanpak, waarbij webshops ook steeds meer artikelen tonen die zij zelf niet op voorraad hebben maar door leveranciers worden geleverd, en anderzijds doordat consumenten zo veel mogelijk relevante informatie wensen voordat zij overgaan tot een aankoop. Met alleen een beknopte productomschrijving red je het vandaag de dag niet meer, klanten willen ook diverse foto’s, instructievideo’s en wellicht zelfs alternatieven of combinatie-artikelen van het product zien.

Veel bedrijven kunnen hun klanten hierin steeds beter tegemoetkomen. Een valkuil is echter dat de productinformatie wordt opgeslagen in verschillende systemen, met versnipperde informatie als gevolg. Niet alleen kost het extra tijd om de gewenste data te zoeken en te gebruiken, ook vergroot het de kans op fouten. Product Informatie Management systemen vormen dan ook steeds vaker de centrale spil tussen de verschillende systemen, zoals het ecommerce-platform, ERP-systeem, CRM-systeem, boekhoudprogramma, WMS-systeem, POS-oplossing, mobiele app en online marktplaats.

Product Informatie Management biedt consistente productinformatie

Het PIM-systeem zorgt ervoor dat al deze data vanuit één platform kan worden beheerd en gedistribueerd over alle kanalen. De data is hierdoor bij alle kanalen identiek, wat zorgt voor een verhoogde kwaliteit van deze informatie. Zo zullen er niet snel twijfels ontstaan over de voorraad, verkoopprijzen en productspecificaties. De gegevens over de voorraad zullen bijvoorbeeld in de webshop identiek zijn aan die van de fysieke winkel. En dat is geen overbodige luxe, aangezien de consument via elk kanaal dezelfde klantbeleving verwacht.

Wanneer je een webwinkel hebt, is de kans groot dat er veel combinatiemogelijkheden zijn. Stel je hebt een modewebshop, dan zal je in veel gevallen zowel jeans als shirtjes en vestjes en misschien zelfs schoenen verkopen. Al deze items zijn vaak ook nog verkrijgbaar in verschillende kleuren en uiteraard in verschillende maten. Al met al ligt er een behoorlijke uitdaging om deze data op een eenvoudige maar complete manier te beheren. Binnen het Product Informatie Management systeem heb je de mogelijkheid om classificaties toe te kennen aan producten of productgroepen, waardoor er een product ontstaat met vele specifieke kenmerken. De klant krijgt zodoende veel informatie over het product, wat een goede uitwerking op de conversie heeft.

Voor wie is een PIM interessant?

PIM-systemen worden voornamelijk gebruikt door organisaties die een groot of snel wisselend assortiment hebben en/of een omnichannel-strategie voeren. Ook bedrijven die producten verkopen die veel informatie bevatten, seizoensgebonden zijn of tijdelijke aanbiedingen voeren, hebben baat bij een Product Informatie Systeem. Hetzelfde geldt voor bedrijven waarbij verschillende afdelingen verantwoordelijk zijn voor een deel van de productdata, ondernemingen die actief zijn in meerdere landen of bedrijven die diverse marketingkanalen inzetten. De gemeenschappelijke factor is dat de data efficiënt moet worden beheerd, waarna het kan worden gedeeld met omliggende systemen en externe partners.

Welke verschillende oplossingen zijn er?

Er zijn verschillende spelers actief die een PIM-systeem kunnen opleveren. Zo zijn er bedrijven die al jarenlang actief zijn in de markt. Vaak hebben zij een goed doorontwikkeld PIM-systeem met vele functionaliteiten. Door hun jarenlange ervaring zijn zij een stabiele factor en kennen zij vaak een grote mate van (wereldwijde) support. Voorbeelden van deze spelers zijn Hybris, Stibo en Informatica PIM.

Daarnaast zijn er de afgelopen jaren diverse nieuwe spelers bijgekomen, die zich met behulp van nieuwe ontwikkeltechnieken veelal richten op de ecommerce-markt. De functionaliteit is meestal iets beperkter dan de echt grote PIM systemen. Vaak zit dit in de mogelijkheid om geautomatiseerd productinformatie in het systeem te laden. Dit is te ondervangen door additionele software in te zetten. Voorbeelden van deze Product Informatie Management systemen zijn inRiver, DAM group en ContentServe.

Verder zijn er gratis open source-oplossingen. Net als bij webwinkelsoftware op open source-basis moet de community ervoor zorgen dat het product verder wordt ontwikkeld. Voorbeelden hiervan zijn Akaneo en PimCore. Wanneer je over een ICT-afdeling beschikt met de nodige kennis over dergelijke software, kun je deze pakketten inzetten en vormgeven naar de wensen van jouw organisatie. De kans bestaat echter dat je er gaandeweg het proces achter komt dat bepaalde functies niet meer beschikbaar zijn of (nog) niet werken, waardoor het een behoorlijk tijdrovend karwei kan worden.

Om te bepalen welk systeem het meest geschikt is, zou je eerst moeten kijken naar de functionaliteiten die het PIM systeem zou moeten ondersteunen. Worden er bijvoorbeeld meerdere websites ondersteund vanuit één database? Moeten er leveranciers kunnen worden aangesloten op het PIM systeem? Wordt er gebruikgemaakt van geprinte catalogi en wat zijn de plannen voor de toekomst? Al met al zijn er dus nogal wat factoren waar je rekening mee moet houden. Een goed PIM-systeem past bij jouw organisatie. Zorg er daarom voor dat de wensen die je hebt met betrekking tot het systeem van tevoren goed worden geïnventariseerd.

Wat kost het?

De kosten van een Product Informatie Management systeem kunnen erg uiteenlopen. Zo zijn er systemen verkrijgbaar vanaf ongeveer 20.000 euro, maar er zijn ook systemen van meer dan een miljoen euro. Ook het implementeren van een PIM-systeem is doorgaans niet goedkoop. Omdat de software in staat moet zijn om naadloos met andere systemen samen te werken, is de implementatie vaak een maatwerkproject. Naast deze kosten moet er voor de meeste systemen een jaarlijkse licentie fee worden betaald om het systeem te mogen gebruiken.