menu

Product Informatie Management systemen

De sterke groei van de ecommerce zorgt ervoor dat organisaties steeds meer systemen gebruiken. Al deze platformen bevatten waardevolle informatie, maar in de meeste gevallen zijn het op zichzelf staande systemen. Om alle informatiestromen goed te laten verlopen en met elkaar te laten communiceren zijn er Product Informatie Management systemen ontwikkeld, ook wel PIM systemen genoemd.

Inhoud:

PIM Product Informatie Management SysteemHet PIM-systeem zorgt ervoor dat alle data vanuit één platform kan worden beheerd en gedistribueerd wordt over alle kanalen. Dat is nodig want de hoeveelheid productdata is de afgelopen jaren flink toegenomen. Dit komt enerzijds door de longtail-aanpak, waarbij webshops ook steeds meer artikelen tonen die zij zelf niet op voorraad hebben maar door leveranciers worden geleverd. Anderzijds doordat consumenten zo veel mogelijk relevante informatie wensen voordat zij overgaan tot een aankoop. Met alleen een beknopte productomschrijving red je het vandaag de dag niet meer. Klanten willen ook diverse foto’s, instructievideo’s en wellicht zelfs alternatieven of combinatie-artikelen van het product zien.

Veel bedrijven kunnen hun klanten hierin steeds beter tegemoetkomen. Een valkuil is echter dat de productinformatie wordt opgeslagen in verschillende systemen, met versnipperde informatie als gevolg. Niet alleen kost het extra tijd om de gewenste data te zoeken en te gebruiken, ook vergroot het de kans op fouten. Product Informatie Management systemen vormen dan ook steeds vaker de centrale spil tussen de verschillende systemen, zoals het ecommerce-platform, ERP-systeem, CRM-systeem, boekhoudprogramma, magazijnsoftware, POS-oplossing, mobiele app en online marktplaats.

Verschil tussen ERP- en PIM-systemen

ERP- en PIM-systemen lijken op elkaar want beiden automatiseren hoe je iets verkoopt, maar het verschil tussen een ERP- en PIM-systeem is dat er bij ERP vooral wordt gedacht vanuit de administratie en bij een PIM vanuit het marketingoogpunt. Zo is ERP gericht op de afhandeling van transactionele data. Het automatiseert data die eenmalig in de tijd voorkomt en altijd dezelfde stappen doorloopt. Denk aan de productprijs, -specificaties en variabelen als voorraadstatus. Na de order, komt er bijvoorbeeld een pick-instructie, een vrachtbrief en daarna een factuur uit. Een PIM systeem biedt geen boekhoudproces, maar is een marketingapplicatie zonder transactionele data. Met Product Informatie Management wordt de aanvullende productinformatie vastgelegd en gedistribueerd naar kanalen als een webshop, in een folder of als catalogus naar een vergelijksite.

Een ERP biedt alle data om een verkoop boekhoudtechnisch te realiseren en alle stappen zijn daarin voor iedereen duidelijk. Anders wordt het wanneer we kijken naar de informatie over het product. Over het vermarkten van een product kun je gemakkelijk van mening verschillen. Denk aan de noodzaak of inzet van verrijkingen als productvideo’s, extra uitgebreide omschrijvingen, of andere productinformatie. De keuzes tussen hoe je elk product managet kun je vastleggen. Zo kan het zijn dat je artikelen die je veel verkoopt wel verrijkt met extra content, want daarbij verdien je deze productiekosten terug, maar niet bij longtail-artikelen die je maximaal eens per jaar verkoopt.

In een kleine organisatie kun je dit prima zelf besluiten, maar je productinformatie managen is bij complexe organisaties een wereld op zich. Ook bij de distributie van productinformatie kan een PIM-systeem een rol spelen. Bijvoorbeeld dat je specifieke verrijkingen wel wilt inzetten op je eigen webshop, maar niet wilt delen met een online vergelijkingssite. Daarnaast kan het zijn dat de verkoopafdeling producten anders omschrijft dan de inkoopafdeling, of dat de marketingafdeling producten liever op basis van bepaalde thema’s toont, dan op de volgorde die uit het ERP komt rollen. Met PIM kun je niet alleen de productdata eenduidig maken, maar ook alle aanvullende product-informatie managen.

Product Informatie Management biedt consistente productinformatie

Het PIM-systeem zorgt ervoor dat al deze data vanuit één platform kan worden beheerd en gedistribueerd over alle kanalen. De data is hierdoor bij alle kanalen identiek, wat zorgt voor een verhoogde kwaliteit van deze informatie. En dat is geen overbodige luxe, aangezien de consument via elk kanaal dezelfde klantbeleving verwacht.

Wanneer je een webwinkel hebt, is de kans groot dat er veel combinatiemogelijkheden zijn. Stel je hebt een mode-webshop, dan zal je in veel gevallen zowel jeans als shirtjes en vestjes en misschien zelfs schoenen verkopen. Al deze items zijn vaak ook nog verkrijgbaar in verschillende kleuren en uiteraard in verschillende maten. Al met al ligt er een behoorlijke uitdaging om deze data op een eenvoudige maar complete manier te beheren.

Binnen het Product Informatie Management systeem heb je de mogelijkheid om classificaties toe te kennen aan producten of productgroepen, waardoor er een product ontstaat met vele specifieke kenmerken. Een PIM kan ondersteuning bieden bij het consistent informeren over een product, wat een goede uitwerking op de conversie heeft.

Voor wie is een PIM interessant?

Een consistente product informatie kan interessant zijn voor elk bedrijf die zijn producten graag verrijkt en waarbij meerdere mensen bij de productinformatie zijn betrokken. Maar door de complexiteit ervan worden PIM-systemen voornamelijk gebruikt door organisaties die een groot of snel wisselend assortiment hebben en/of een omnichannel-strategie voeren. Ook bedrijven die producten verkopen die veel informatie bevatten, seizoensgebonden zijn of tijdelijke aanbiedingen voeren, hebben baat bij een Product Informatie Systeem.

Hetzelfde geldt voor bedrijven waarbij verschillende afdelingen verantwoordelijk zijn voor een deel van de productdata, ondernemingen die actief zijn in meerdere landen of bedrijven die diverse marketingkanalen inzetten. De gemeenschappelijke factor is dat de data efficiënt moet worden beheerd, waarna het kan worden gedeeld met omliggende systemen en externe partners.

Welke verschillende oplossingen zijn er?

Er zijn verschillende spelers actief die een PIM-systeem kunnen opleveren. Zo zijn er bedrijven die al jarenlang actief zijn in de markt. Vaak hebben zij een goed doorontwikkeld PIM-systeem met vele functionaliteiten. Door hun jarenlange ervaring zijn zij een stabiele factor en kennen zij vaak een grote mate van (wereldwijde) support. Voorbeelden van deze spelers zijn Hybris, Stibo en Informatica PIM.

Daarnaast zijn er de afgelopen jaren diverse nieuwe spelers bijgekomen, die zich met behulp van nieuwe ontwikkeltechnieken veelal richten op de ecommerce-markt. De functionaliteit is meestal iets beperkter dan de echt grote PIM systemen. Vaak zit dit in de mogelijkheid om geautomatiseerd productinformatie in het systeem te laden. Dit is te ondervangen door additionele software in te zetten. Voorbeelden van deze Product Informatie Management systemen zijn inRiver, DAM group en ContentServe.

Open source PIM-systemen

Verder zijn er gratis open source-oplossingen. Net als bij webwinkelsoftware op open source-basis moet de community ervoor zorgen dat het product verder wordt ontwikkeld. Voorbeelden hiervan zijn Akaneo en PimCore. Wanneer je bedrijf beschikt over de nodige kennis over dergelijke software, kun je deze pakketten inzetten en vormgeven naar jouw wensen. De kans bestaat echter dat je er gaandeweg het proces achter komt dat bepaalde functies niet meer beschikbaar zijn of (nog) niet werken, waardoor het een behoorlijk tijdrovend karwei kan worden.

Om te bepalen welk systeem het meest geschikt is, zou je eerst moeten kijken naar de functionaliteiten die het PIM systeem zou moeten ondersteunen. Worden er bijvoorbeeld meerdere websites ondersteund vanuit één database? Moeten er leveranciers kunnen worden aangesloten op het PIM systeem? Wordt er gebruikgemaakt van geprinte catalogi en wat zijn de plannen voor de toekomst? Al met al zijn er dus nogal wat factoren waar je rekening mee moet houden. Een goed PIM-systeem past bij jouw organisatie. Zorg er daarom voor dat de wensen die je hebt met betrekking tot het systeem van tevoren goed worden geïnventariseerd.

Wat kost het?

De kosten van een Product Informatie Management systeem kunnen erg uiteenlopen. Zo zijn er systemen verkrijgbaar vanaf ongeveer 20.000 euro, maar er zijn ook systemen van meer dan een miljoen euro. Ook het implementeren van een PIM-systeem is doorgaans niet goedkoop. Omdat de software naadloos met andere systemen samen moet werken, is de implementatie vaak maatwerk. Naast deze kosten moet er voor de meeste systemen jaarlijkse licentiekosten worden betaald.