menu

Administratie van de webwinkel

Veel ondernemers in andere beroepen vinden het de grootste ergernis, maar de administratie van een webwinkel valt relatief gezien mee. Zo voert de webwinkel zelf al enkele taken uit als je deze goed hebt ingericht. Denk aan het versturen van de rekening/factuur en als je vooral vooruitbetaald wordt, wat bij iDeal het geval is, dan is je debiteurenbeheer ook een makkie. Toch mag je de administratie van de webwinkel niet onderschatten.

De administratie van je webwinkel

Formaat boekhouding

Om te beginnen mag de administratie misschien wel deels geautomatiseerd zijn, een webwinkel heeft wel een relatief grote boekhouding. Freelancers sturen soms maar één factuur per week en ook de kosten vallen daar soms mee. Webwinkels hebben meestal te maken met tientallen rekeningen per dag. Niet alleen omdat er veel wordt verkocht en er voor elke bestelling een rekening wordt opgesteld, ook omdat er meestal per bestelling ook aardig wat verschillende kosten worden gemaakt. Denk aan de betaling, de verpakking, het vervoer en de marketing. En dan loop je ook nog eens het risico dat het artikel weer retour wordt gestuurd met alle administratieve rompslomp die daarbij komt kijken.

Betalingen afletteren

Betalingen hebben bij webwinkels wat unieke eigenschappen. Zo willen betalingen op de rekening wel eens afwijken van wat er op de factuur staat. Dit kan komen door inhoudingen van je PSP, koersverschillen, of soms betaalt de betaalprovider periodiek – bijvoorbeeld eens per dag – en krijg je in één keer een bedrag voor meerdere betalingen samen. Dat kan er voor zorgen dat de administratie niet meer herkent welke betaling bij welke rekening hoort. In veel gevallen is dit op te vangen door te gaan ‘afletteren’.

Buitenlandse betalingen

Webwinkels zijn wereldwijd bereikbaar en alhoewel jouw Nederlandse webshop echt niet zomaar in Aziatische of Afrikaanse zoekmachines verschijnt, is de kans wel groot dat jij ook pakketjes naar Duitse of in ieder geval naar Vlaamse consumenten verstuurt. Daarnaast doe jij misschien zaken met Google, Facebook, Apple of Twitter waardoor je buitenlandse facturen in je administratie hebt. Dat hoeft niet uit te maken, maar het is prettig als er in de administratie rekening mee wordt gehouden.

Automatiseren, omdat het kan!

Zelfs webwinkeliers die niet zoveel verkopen, geen zaken doen met het buitenland en geen problemen hebben met hoe geld op de rekening binnen komt, kiezen meestal voor een online boekhoudpakket. Waarom? Omdat het kan! Een webwinkel leent zich er ideaal voor om te koppelen met je zakelijke bankrekening en een boekhoudprogramma, zodat een BTW-aangifte met een druk op de knop wordt geregeld. Het kan je enorm veel tijd besparen en het voordeel van een online boekhoudpakket is dat je op deze manier ook makkelijker inzicht kunt geven aan een boekhouder of accountant.

Administratiesoftware

De meeste webwinkeliers koppelen dus een boekhoudprogramma aan de webwinkel, zodat elke bestelling direct in de administratie wordt verwerkt. Bij kleinere webwinkels zijn administratiepakketten van Moneybird of E-boekhouden populair. Beiden zijn relatief betaalbaar en bieden koppelingen naar de bekendere webwinkelplatformen. Ze hebben dus wat ervaring met administraties van webwinkels. Als je naast je webwinkel geen andere inkomsten hebt, is de BTW-aangifte hiermee prima te doen.

Webwinkels die wat groter zijn, kiezen voor oplossingen als Twinfield of Exact Online (Handel). Deze kosten wel wat meer, maar hebben ook wel wat meer mogelijkheden. Andere mogelijkheden die we ook regelmatig zien langskomen zijn Acumulus, Reeleezee en Snelstart, al hebben we met deze pakketten weinig ervaringen kunnen verzamelen. Maar dat zegt natuurlijk niets over de kwaliteit van het systeem. Kijk vooral naar functies die jij belangrijk vindt, want tegenwoordig heeft vrijwel elke boekhoudoplossing webwinkeliers wel als doelgroep ontdekt!