Afletteren
Om automatisch een bedrag op je rekening te koppelen aan een betaling van een factuur of bestelbevestiging moet je deze soms eerst afletteren. Om deze boekhouding te automatiseren is vaak een extra stap of software nodig tussen je webwinkel en je boekhoudprogramma.
Transacties aan bestellingen matchen
Retailers hebben meestal meerdere bestellingen per dag, waardoor je al snel een vrij grote boekhouding krijgt. Bij elke bestelling heb je te maken met transactiekosten, verzendkosten en mogelijke verpakking- of administratiekosten.
En als het artikel niet bevalt krijg je deze retour wat ook weer extra administratie oplevert. Om alles administratief op orde te hebben, is het belangrijk dat je alle mutaties goed in de boekhouding verwerkt. Soms moet je deze hiervoor eerst afletteren.
De boekhouding voor je webshop zelf regelen? probeer e-Boekhouden gratis! Eerst de software zelf vergelijken? Zie dit overzicht van boekhoudprogramma’s.
Waarom betalingen afletteren?
Elk bedrag in je administratie moet je kunnen verantwoorden. Het lastige van betalingen van webwinkels is dat de bedragen op de rekening vaak afwijken van wat er op de factuur of bestelbon staat. Bijvoorbeeld omdat jouw payment service provider eens per dag betaalt waardoor je in één keer het verzamelbedrag ontvangt van meerdere bestellingen, of wanneer die kosten direct inhoudt op het totaalbedrag.
Ook bij marketingplatformen waar je commissie moet betalen over verkopen, bij koersverschillen of klanten die per ongeluk te veel of te weinig geld overmaken kan de administratie niet herkennen welke betaling bij welke rekening hoort, waardoor je moet afletteren.
Het maakt duidelijk welke transacties bij elkaar horen.
Wat is afletteren precies?
Afletteren is een boekhoudkundig begrip en betekent eigenlijk niets meer dan het afvinken van mutaties die bij elkaar horen, zodat je het saldo op jouw rekening kunt verklaren. Stel je hebt een factuur verstuurd met een bedrag van honderd euro en de klant heeft dit bedrag betaald, dan hebben er dus twee mutaties plaatsgevonden. Deze twee mutaties kun je tegen elkaar wegstrepen.
Afletteren is het afvinken van bij elkaar horende mutaties.
Vroeger werd bij mutaties die bij elkaar hoorden een letter gezet, vandaar de term afletteren. Simpel gezegd koppel je bij het afletteren de betaling met een openstaande post. Dit kan handmatig, maar veel boekhoudpakketten bieden modules waarmee je dit (deels) automatisch kunt verwerken. Voor webshops zijn er vaak aanvullende modules. Zo biedt Exact Online een aflettermodule via Dealer4Dealer en ook e-Boekhouden biedt webshops aanvullende modules.
Als je kiest voor geautomatiseerd afletteren, bespaart je dat veel werk. Maar omdat een aflettermodule niet kan garanderen dat de match honderd procent klopt, is het verstandig om de matches te zien als een voorstel, die je vervolgens nog even handmatig controleert.
Een goed boekhoudprogramma voor webshops: e-Boekhouden.nl. Wil je persoonlijk advies bij fiscale voordelen? Een boekhouder kan helpen. Online kun je eenvoudig vrijblijvend tarieven opvragen.
Afletteren via een MT940-bestand
Biedt jouw boekhouding geen oplossing voor het automatisch afletteren? Dan kun je via je betaalprovider misschien een MT940-bestand downloaden. Deze biedt alle bestellingen in één batch. Je kunt het MT940-bestand daarna meestal importeren in de boekhoudsoftware.
Met het MT940-bestand bestellingen zien als individuele betalingen. Het MT940-bestand fungeert dan als een soort virtuele bankrekening. Het boekhoudprogramma zoekt vervolgens op basis van ordernummers de factuur bij de betaling. Dat maakt het afletteren een stuk eenvoudiger.
Biedt jouw psp geen MT940-bestand en heeft je boekhoudsoftware geen oplossing voor het afletteren van bestellingen? Verplicht is het niet, maar als de aantallen oplopen kan het enorm lastig worden om balans- en betaalverschillen achteraf terug te vinden. Houd daar rekening mee als je wilt groeien met je webwinkel.