POS-systemen

Mobiele POS-systemen zijn populair als kassa binnen middelgrote bedrijven uit de retail en horeca. Deze point of sale-software biedt een afreken- en kassasysteem, al doet een POS-systeem meer dan dat. Denk aan het koppelen van systemen of ondersteuning bij marketing, crm en voorraadbeheer van producten.

Inhoud:

• Wat is een POS-systeem precies?
• Aanbieders
• Mogelijkheden en voordelen
• Voorraadbeheer beter stroomlijnen
• Welk POS-systeem moet ik kiezen?

Wat is een POS-systeem precies?

Waar een normale kassa puur is bedoeld om af te rekenen, toont een POS-systeem ook voorraadinformatie, verkoopstatistieken en klantgegevens. En uiteraard kun je er ook mee afrekenen. Dit kan zowel contant als met een pinpas, creditcard of eventueel een achteraf-betaling.

Letterlijk gezien is de point of sale de plek waar de verkoop plaatsvindt, maar in de praktijk omschrijft het meestal de plek rondom de kassa of toonbank waar de transactie plaatsvindt. Het is dan meer een  point of purchase. Samenvattend kun je een POS-oplossing dus zien als een mobiele kassa met een geïntegreerd CRM-systeem, marketingtools, voorraadbeheer en rapportagemogelijkheden.

Aanbieders van POS-systemen

Voor een mobiel kassasysteem zijn er verschillende oplossingen. Let daarbij goed op wat de benadering is van elke partij. Zo zal een aanbieder van boekhoudsoftware kassasystemen mede richten op de (integratie met) administratie. Een POS-systeem van Lightspeed werkt juist weer naadloos samen met horeca- en webwinkelsoftware. Andere bekende oplossingen zijn die van Afosto, Bizzcloud, iZettle en SumUp.

Lightspeed

Lightspeed biedt een abonnement met de meest uitgebreide kassa-oplossingen voor winkels en is vooral geschikt voor gevorderde retailers. Het Lightspeed kassasysteem werkt zowel op de smartphone en tablet als op de laptop. Biedt uitgebreide opties voor klantdata, -historie en -profielen zoals kortingen, vip-opties of loyaliteitsprogramma’s. Inclusief displaymodus voor de klantzijde. Biedt veel analyse-opties. Bezoek de website.

SumUp

De mobiele kaartlezer van SumUp werkt samen met een app op je smartphone of tablet. Dit POS-systeem heeft ook een kantoor in Amsterdam en een Nederlandse klantenservice. Naast de eenmalige aanschafkosten (20-70 euro) betaal je alleen transactiekosten van zo’n 1,9 procent. Ideaal voor incidentele of startende verkopers. Bezoek de website.

iZettle

Ook iZettle, onderdeel van PayPal, rekent geen maandelijkse abonnementskosten voor haar POS-software. Naast eenmalig 80 euro betaal je 1,95% aan transactiekosten. Bij het afrekenen selecteer je het product en bijbehorend aankoopbedrag in de app op je smartphone of tablet. De betaling vindt plaats op het mobiele pinapparaat. Dat werkt via Bluetooth, al heb je ook een stabiele internetverbinding nodig.

Draagbare apparaten en cloudgebaseerde software

De term ‘POS-systeem’ ontstond in de jaren ’90. Deze oplossingen werkten met een lokale server. Door de omschakeling naar de cloud zijn mobiele POS-systemen in een stroomversnelling gekomen. Je kunt de software nu eenvoudig bedienen vanuit een iPad of andere draagbare apparaten.

Een POS-systeem combineert een kassa met  ondersteuning bij marketing, crm en voorraadbeheer.

Meestal bestaat een point of sale-oplossing uit een iPad met daarop POS-software, een bonnenprinter, een barcodescanner en een pinapparaat. De flexibiliteit die hiermee gepaard gaat, biedt vaak een grote meerwaarde. Want stel dat je naar een vakbeurs gaat of je producten wilt verkopen op een markt of in je eigen pop-upstore, dan heb je alleen nog maar een internetverbinding nodig om aan de slag te gaan.

Mogelijkheden van POS-software

Ondanks dat elke internetkassa erop gericht is om het afrekenen te realiseren zijn er wel grote verschillen. Een van de grootste voordelen van een goed POS-systeem is dat je (klant)specifieke informatie door de integratie of koppeling met het CRM-systeem snel paraat hebt.

Zo is het mogelijk om de transactiegeschiedenis van je afnemers te koppelen aan hun klantgegevens. Hierdoor krijg je niet alleen inzicht in de producten die jouw klanten afnemen, ook kun je hen gerichte aanbevelingen en acties sturen op basis van hun eerdere aankopen.

Heb je met bepaalde klanten prijsafspraken gemaakt of wil je hen op rekening laten betalen, dan kun je dit soms met een point of sale-systeem eenvoudig inregelen en laten toepassen. Het systeem herkent automatisch de naam van de klant waarna het de korting die je hebt ingesteld direct toepast.

Heb je medewerkers en wil je hen verschillende rechten geven? Met een POS-systeem kun je zelf bepalen wie bijvoorbeeld toegang krijgt tot de gehele administratie en wie kortingen mag geven. Ook kun je de gewerkte uren en de verkopen van je medewerkers bijhouden via dit geautomatiseerde kassasysteem.

Voorraadbeheer verbeteren met een POS-systeem

Kassasoftware kun je koppelen aan het voorraadsysteem. Dit is vooral handig als je zowel een webshop als een fysieke winkel of pop-upstore hebt. Het point of sale-systeem houdt alle informatie actueel en verwerkt de bestellingen direct. Zo voorkom je dat een klant een bestelling doet voor een artikel dat net daarvoor verkocht is. Ook voor retailers met meerdere vestigingen is een point of sale-oplossing een uitkomst.

Daarnaast zijn er systemen die in een overzicht laten zien hoeveel eenheden van een bepaald artikel vandaag, vorige week of in een heel jaar verkocht zijn. Deze gedetailleerde informatie over de verkoop helpt bij het inkopen. Binnen één systeem zie je wat de inventaris is en of er eventuele verkooptrends zijn. Ook kun je de kassasoftware zo instellen dat het aangeeft als een bepaalde voorraad opraakt.

Wanneer je het POS-systeem handig inzet, kan het de tijd die je besteedt aan voorraadbeheer en het berekenen van de verkoopcijfers aanzienlijk verlagen. Verder kun je het retourproces van producten met behulp van een goed POS-systeem aanzienlijk vereenvoudigen. Je kunt het proces namelijk zo inrichten dat op het moment dat een klant iets retourneert het item direct weer aan de voorraad wordt toegevoegd.

Op zoek naar een flexibel Point of Sale-systeem? Lightspeed biedt een uitgebreide kassa-oplossing met uitgebreide opties voor klantdata, -historie en -profielen.

Welk POS-systeem moet ik kiezen?

De mogelijkheden die een POS-systeem biedt, kunnen nogal uiteenlopen. Hetzelfde geldt voor de kosten. Om te bepalen welk systeem de beste keuze is, kun je kijken naar de volgende factoren: de functionaliteit, het bedieningsgemak, de betrouwbaarheid en de flexibiliteit van het systeem. Ook zijn sommige POS-systemen speciaal ontworpen voor de retail terwijl andere oplossingen beter passen bij de horeca.

Vooral binnen de horeca en retail heeft een POS-systeem veel voordelen.

Welke variant het ook wordt, bij de aanschaf van een POS-oplossing is het belangrijk dat het systeem aan de wettelijke bepalingen van de Belastingdienst voldoet, zodat je zeker weet dat die je tijdens een belastingcontrole niet onaangenaam verrast. Zo vindt de Belastingdienst het belangrijk dat wanneer er achteraf wijzigingen plaatsvinden er duidelijk is wie dit heeft veranderd. Ook wil de instantie kunnen zien wanneer dit is gebeurd. Kassasystemen die zijn goedgekeurd door de Belastingdienst kun je herkennen aan het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen.