Boekhouding webshop

De boekhouding van een webshop kun je deels automatiseren. Zo voert de webwinkel zelf al enkele taken uit als je deze goed hebt ingericht. Toch mag je de administratie van de webwinkel niet onderschatten. Leer meer over belangrijke belastingregels en handige software.

Inhoud:

• Boekhouding van een webshop
• Betalingen afletteren
• Buitenlandse betalingen
• Automatiseren, omdat het kan!
• Boekhoudsoftware

Boekhouding van een webshop

In de ecommerce is de boekhouding vaak al deels geautomatiseerd. Denk aan het versturen van de rekening/factuur. Als klanten vooral vooruitbetalen – wat bij iDeal het geval is – dan is je debiteurenbeheer ook beperkt.

Maar de administratie van een webwinkel mag misschien wel deels geautomatiseerd zijn, de boekhouding is wel vaak vrij groot. Freelancers sturen soms maar één factuur per week en ook de kosten vallen daar soms mee. Webwinkels hebben meestal tientallen rekeningen per dag.

De boekhouding van een webshop bevat meestal veel transacties.

Niet alleen omdat er veel wordt verkocht en er voor elke bestelling een rekening wordt opgesteld, ook omdat er meestal per bestelling ook aardig wat verschillende kosten worden gemaakt. Denk aan de betaling, de verpakking, het vervoer en de marketing. En dan loop je ook nog eens het risico dat het artikel weer retour komt met alle administratieve rompslomp die daarbij komt kijken.

De boekhouding voor je webshop zelf regelen? probeer e-Boekhouden gratis! Eerst de software zelf vergelijken? Zie dit overzicht van boekhoudprogramma’s.

Betalingen afletteren

Betalingen hebben bij webwinkels wat unieke eigenschappen. Zo willen de bedragen op de rekening wel eens afwijken van wat er op de factuur staat. Dit kan komen door inhoudingen van je payment service provider, koersverschillen, of soms betaalt de betaalprovider periodiek – bijvoorbeeld eens per dag – en krijg je in één keer een bedrag voor meerdere betalingen samen. Hierdoor herkent de administratie soms niet meer welke betaling bij welke rekening hoort. Je kunt dit opvangen door te gaan ‘afletteren‘.

Kloppen de bijschrijvingen niet met je bestellingen? Dan moet je afletteren.

Buitenlandse betalingen

Webwinkels zijn wereldwijd bereikbaar en de kans is groot dat jij ook pakketjes naar Duitse of Vlaamse consumenten verstuurt. Hierbij gelden er voor de belasting andere regels en verschillende btw-tarieven. Voor het afhandelen van de btw over deze Europese bestellingen kun je een vereenvoudigde btw-aangifte doen via een éénloketsysteem. Je hoeft dan niet in elk EU-land afzonderlijk btw af te dragen. Dit éénloketsysteem is de One Stop Shop-regeling (OSS).

Daarnaast doe jij misschien zaken met Google, Facebook, Apple of Twitter waardoor je buitenlandse facturen in je administratie hebt. Dat hoeft niet uit te maken, maar het is prettig als er in de boekhouding rekening mee wordt gehouden. Verkoop je ook vanuit het buitenland, bijvoorbeeld via platforms als Amazon? Dan moet je mogelijk ook een buitenlands btw-nummer aanvragen en moet je ook daarover aangifte doen.

Vind je het lastig om de boekhouding goed te regelen? Een boekhouder kan je helpen. Online kun je vrijblijvend offertes opvragen uit je eigen regio.

Automatiseren met een boekhoudprogramma

Zelfs webwinkeliers die niet zoveel verkopen, geen zaken doen met het buitenland en geen problemen hebben met hoe geld op de rekening binnenkomt, kiezen meestal voor een online boekhoudprogramma. Een webwinkel leent zich er ideaal voor om je zakelijke bankrekening te koppelen met een boekhoudprogramma. Als alle transacties via de webshop verlopen, en je alleen terugkerende kosten hebt, kun je een groot deel van de aangiftes automatiseren. Het kan je enorm veel tijd besparen en het voordeel van online boekhouden met je webshop is dat je op deze manier ook makkelijker inzicht geeft aan een boekhouder of accountant.

Boekhoudsoftware

De meeste webwinkeliers boekhouden online en koppelen een boekhoudprogramma aan de webwinkel zodat elke bestelling direct in de administratie wordt verwerkt. Bij kleinere webwinkels zijn administratiepakketten van Moneybird of e-Boekhouden populair.

Beiden zijn relatief betaalbaar en bieden koppelingen naar de bekendere webwinkelplatformen. Ze hebben dus wat ervaring met administraties van webwinkels. Als je naast je webwinkel geen andere inkomsten hebt, is de btw-aangifte hiermee prima te doen.

Webwinkels die wat groter zijn kiezen voor oplossingen als Twinfield of Exact Online (Handel), meestal in combinatie met een boekhouder.  Deze pakketten kosten wel wat meer, maar hebben ook wel wat meer mogelijkheden. Andere oplossingen die we ook regelmatig zien langskomen zijn Acumulus, Reeleezee en Snelstart, al hebben we met deze pakketten weinig ervaringen kunnen verzamelen. Maar dat zegt natuurlijk niets over de kwaliteit van het systeem. Kijk vooral naar functies die jij belangrijk vindt, want tegenwoordig heeft vrijwel elke boekhoudoplossing webwinkeliers wel als doelgroep ontdekt.