Je magazijn verbeteren? Zo begin je!

Bij de start stond je er misschien niet eens zo bij stil maar als je steeds meer bestellingen krijgt, wordt magazijnbeheer opeens een agendapunt om bij stil te staan. Hoe groter je webwinkel wordt, hoe meer tijd je kwijt bent aan het zoeken, inpakken, verzenden en verwerken van bestellingen. Haal jij al het maximale uit de tijd die je spendeert in je magazijn?

Op Lightspeed Connect wist Casper Bakker, mede-eigenaar van Picqer, het beeldend te vertellen. Als je start met je webwinkel dan zoek je een soort logica in je magazijn. Net als thuis zet je automatisch productgroepen, bijvoorbeeld schoenen, allemaal netjes naast elkaar. Vervolgens groeit je assortiment en voor je het weet staan er dozen naast en op de stellingen, kun je amper de gangpaden meer door en na een gemiddelde werkdag heb je een zere rug en vijftienduizend stappen op je stappenteller.

Magazijn verbeteren met een meewerkend neefje

Eigenlijk zou je versterking moeten zoeken voor het orderpicken en je hebt wel eens een meewerkend neefje of stagiaire gehad maar dat werkte voor geen meter. Hij kon niets vinden, de foutmarge explodeerde en vervolgens was je meer tijd kwijt om je magazijn weer op te ruimen dan wat je had gewonnen met die extra handjes in je magazijn. En dus ben je het zelf weer gaan doen waardoor je webshop, marketing en vooral privétijd inmiddels tot een dieptepunt zijn gezakt.

Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Veel webwinkels denken pas na over hun magazijninrichting als deze al hun tijd opslokt maar dan is het vaak lastig en omslachtig om dingen anders te gaan doen. Al vanaf twintig bestellingen per dag loont het om er stil bij te staan en de magazijnwerkzaamheden te gaan optimaliseren.

Verminder het lopen

De eerste stappen kunnen meestal worden gemaakt in het reduceren van afstanden. Zo’n 70% van de tijd in een magazijn wordt besteed aan lopen. Bij de start lijkt het misschien logisch om schoenen bij schoenen te zetten maar logistiek gezien heeft dat totaal geen nut. Het is handiger als je artikelen die je veelvuldig verkoopt dichtbij je paktafel hebt staan zodat het aantal meters om de gangbare bestellingen te verwerken tot een minimum blijven beperkt.

Dat kan dus betekenen dat je schoenen door het hele magazijn heen staan. Daarnaast kunnen de bestverkochte artikelen wisselen per seizoen en dat betekent wellicht dat ze na verloop van tijd moeten verhuizen naar een andere plek in je magazijn. Om ze toch terug te vinden kun je gaan werken met productnummers en locatiecodes. Dat lijkt misschien omslachtig maar op die manier weet iedereen, inclusief je neefje of andere kracht, direct bij elke bestelling waar het ligt.

Elimineer uitzonderingen

Een extra medewerker kan heel fijn zijn, maar het werkt alleen als hij niet de verkeerde keuze kan maken. Een afhaalbalie als er eens per maand een klant langskomt? Het neemt alleen maar ruimte in en vergroot de kans op fouten. Zo is de kans groot dat jouw neefje niet heeft gelezen dat het pakket wordt opgehaald en het pakket vervolgens aan een bezorger meegeeft. Probeer situaties zoals deze te voorkomen. Als je kiest voor een afhaalbalie, zorg dan dat je zeker weet dat het foutloos werkt. Zorg bijvoorbeeld dat er bij afhaalorders het label er echt totaal anders uitziet zodat je neefje wel twee keer nadenkt voor hij deze zomaar op de verzendstapel legt.

Standaardiseer op die manier elk proces. Waar plaats je een nieuw product als je assortiment groeit, hoe verwerk je retouren en hoelang mag een artikel onverkocht in het magazijn blijven liggen? Als je elk van deze punten in enkele bulletpoints omschrijft kun je een nieuwe magazijnmedewerker in hooguit een ochtend inwerken. Volgens Casper moeten de werkzaamheden in een magazijn zelfs in vijf minuten uit te leggen zijn. Alleen als dat lukt, is je magazijn schaalbaar en blijft het beheersbaar als je groeit.

Automatiseer handelingen

Volgens Casper is automatiseren vervolgens de volgende stap. Niet zo gek vanuit een bedrijf dat magazijnsoftware levert, maar er zijn ook zaken te automatiseren zonder dat je direct magazijnsoftware voor nodig hebt. Het werken met locatiecodes en productnummers kun je namelijk prima zelf organiseren. Als je meer dan één order per keer wilt picken, kan een barcode-scanner helpen. Vaak kun je deze al direct aan de labelprinter en webwinkelsoftware koppelen. Zodra je een scan maakt, rolt het label uit de printer, past de software de voorraad aan, wordt het item op verzonden gezet en krijgt de klant automatisch een mail met de toelichting dat het product onderweg is en via een bepaalde track&trace-code te volgen is. Kom je hier zelf niet uit? Dan biedt magazijnsoftware misschien wel uitkomst.

Bij minder dan tien bestellingen per dag is het handmatig verwerken van bestellingen misschien prima te doen, maar automatiseren bespaart niet alleen veel tijd, het zorgt ook voor een veel lager foutpercentage. Zeker bij webwinkeliers die bepaalde zaken nog handmatig aanpassen. Je zult er versteld van staan hoeveel webwinkels bijvoorbeeld nog handmatig verzendlabels overtypen.

Het magazijn is vaak toch een ondergeschoven kindje voor veel webwinkeliers en het is daarom van belang om eens kritisch naar je magazijn te kijken en waar nodig de boel wat efficiënter in te richten. Daar heb je uiteindelijk alleen maar profijt van, zowel qua kosten, tijd én plezier!