Labelprinters

Bij het versturen van pakketten zijn goede verzendlabels onmisbaar. Hoewel je ze via een gewone printer kunt maken, is de aanschaf van een labelprinter zeker geen weggegooid geld. Verzendlabels genereren met een labelprinter is namelijk niet alleen veel makkelijker, het gaat ook een stuk sneller en uiteindelijk werkt het zelfs kostenbesparend.

Alle vervoerders leveren logistieke software aan, waarmee je – in combinatie met labelprinters – eenvoudig verzendlabels kunt maken. Waar je wel rekening mee moet houden, is dat elke verzender zijn eigen eisen aan de verzendlabels mag stellen. Zo werkt DHL met andere maten dan bijvoorbeeld PostNL en DPD.

Voordelen labelprinters

Wie de aanschaf van een labelprinter (nog) niet nodig vindt – bijvoorbeeld omdat je weinig pakketjes verstuurt – kan ook (eerst) kiezen voor een oplossing waarbij het verzendlabel met speciale software wordt gegenereerd. Vervolgens kun je het label met een reguliere printer printen op een stickerlabel, of zelfs op normaal papier.

Toch kiezen de meeste ondernemers er vroeg of laat voor om een losse printer aan te schaffen voor het printen van de labels. Niet in de laatste plaats omdat een labelprinter hier speciaal voor is gemaakt. Bovendien kun je de meeste labelprinters via software koppelen met bestel- of webwinkelsoftware. Hierdoor kun je de adressen overnemen en direct goedwerkende labels printen.

De meeste labelprinters kun je via software koppelen met bestel- of webwinkelsoftware.

Afgezien van de benodigde informatie om het pakket bij de juiste persoon te kunnen afleveren, moet de tekst goed leesbaar zijn. Daarnaast moet het verzendlabel eenvoudig te scannen zijn. Dit betekent dat vervoerders er niet blij mee zijn als je plakband over de barcode doet. Het voordeel van een zelfklevend label ten opzichte van een printje dat met behulp van tape op de verpakking is geplakt, is dat het goed blijft zitten én een stuk professioneler overkomt.

Welke soorten labelprinters zijn er?

Als je besluit een labelprinter te kopen, zijn er meerdere aspecten waar je over na moet denken. Om te beginnen de printtechniek. Grofweg heb je de keuze uit twee soorten printers: apparaten die gebruikmaken van een thermische overdracht en labelprinters die direct thermisch printen.

In het geval van een thermische overdracht wordt er geprint met behulp van een transferlint. Door het lint te verhitten, wordt de tekst overgebracht op het etiket. Het voordeel van deze methode is dat de print vrij lang goed leesbaar blijft. Het nadeel van deze drukmethode is dat je een los transferlint nodig hebt, dat op kan raken.

Bij thermisch printen reageert de toplaag van de etiketten – waarin een kleurstof zit verwerkt – op de warmte van de printkop. Op de verwarmde delen komt vervolgens de afdruk. Het voordeel van deze methode is dat je geen extra materialen nodig hebt. De keerzijde van thermisch printen is dat het etiket op den duur vervaagt en uiteindelijk onleesbaar wordt. Voor verzendlabels is dit echter geen probleem, aangezien ze maar een korte tijd goed leesbaar hoeven te zijn.

Goede labelprinters

Binnen de ecommerce zijn Dymo, Brother en Zebra bekende aanbieders van labelprinters. Zij hebben zowel printers die gebruikmaken van een transferlint als thermische labelprinters. De meeste webwinkeliers maken hun verzendlabels met een thermische printer, aangezien ze hiervoor niet apart nog inkt, een toner of een transferlint nodig hebben.

Vooral wanneer je veel labels moet printen, kunnen deze extra kosten snel oplopen. Maar ook de hoge afdruksnelheid van een thermische printer is prettig. Een nadeel van thermische labelprinters is dat deze meestal alleen zwart-wit kunnen printen.

Welke verschillende verzendlabels zijn er?

Net als dat er meerdere manieren zijn waarop je kunt printen, zijn er ook verschillende soorten labels. Zo heb je adresetiketten – die alleen ruimte bieden voor het aangeven van het adres van de ontvanger (en eventueel de afzender) – en verzendlabels waarbij er ook ruimte is voor onder meer een barcode. Hoe meer informatie een label moet bevatten, des te groter is het verzendlabel.

Bekende vervoerders als PostNL, UPS en DPD maken allen gebruik van verzendlabels van het formaat 102 x 150 millimeter. DHL hanteert een afwijkende maat van 102 x 210 millimeter. Verstuur je zowel met DHL als andere vervoerders, dan is het fijn om een labelprinter te kiezen die de etiketten op maat kan snijden. In dat geval heb je een doorlopende labelrol nodig. Deze heeft een breedte van 102 millimeter, maar de lengte kun je telkens zelf bepalen.

Hoe zit het met de adressering?

Een ander punt om rekening mee te houden, is dat elk land haar eigen stijl van adressering heeft. Waar je bij sommige bestemmingen aan vier verzendregels genoeg hebt, kom je bij andere landen uit op zes regels aan informatie. De meeste printers hebben software waarmee je het aantal regels kunt instellen. Wordt er voor de verzending gewerkt met meerdere vervoerders, dan kan het ook zijn dat het label een extra adres en een extra barcode vereist. Dit is bijvoorbeeld bij zendingen naar China het geval.

Voor pakketjes naar het buitenland is het aan te raden om ook een retouradres te vermelden. Stel dat er problemen zijn bij de bezorging, dan kan de vervoerder contact met je opnemen. De kans dat het pakketje onnodige vertraging oploopt of wordt vernietigd, is hiermee een stuk kleiner. Bij verzekerde pakketten ben je zelfs verplicht – in ieder geval voor de binnenlandse zendingen – om een retouradres te vermelden.

Welke labelprinter heb ik nodig?

Verstuur je brievenbuspakketjes – waarbij je uitsluitend een adres hoeft te printen – dan is de Dymo Labelwriter een aanrader. Naast het printen van de adresstickers kun je hiermee digitale postzegels printen. Door webwinkeliers wordt de 450-serie het meest gebruikt. Verstuur je veel brievenbuspakketjes en wil je extra snel kunnen printen, dan kun je gaan voor de turbo-versie.

Wat wel iets is om rekening mee te houden, is dat je deze labelprinter niet kunt gebruiken voor (grotere) verzendlabels. Pakketten die als reguliere vracht worden verstuurd, vallen hiermee dus af. De reden dat veel webwinkeliers deze labelprinter aanschaffen, zit in het gebruiksgemak. Je print makkelijk even een adreslabel, een sticker voor een stellingkast of een label voor op een map.

Voor pakketlabels die je nodig hebt voor reguliere pakketjes heeft Dymo de 450 4XL Labelprinter (vanaf 250 euro). Let wel: het printen van DHL-labels is – vanwege de afwijkende maat van deze vervoerder – niet mogelijk. Een vergelijkbare printer is de Brother QL-1100 (vanaf 130 euro). Deze printer accepteert wel de maten van DHL (en de andere vervoerders).

Grotere webwinkels – of webwinkeliers die (ook) DHL gebruiken – hebben relatief vaak een Zebra labelprinter. Er zijn verschillende modellen, die allemaal ontworpen zijn om snel (grote) verzendlabels te kunnen printen. Binnen de ecommerce is de Zebra GK420D populair (vanaf 285 euro), onder meer vanwege de mogelijkheid om te koppelen met een ERP-pakket.